#10 Mandate, Macht und Meetings: Was sie über deine Organisation verraten mit Michel Eggebrecht

00:00:14: Herzlich willkommen zu Kill Meetings, dem Podcast zum Buch von David Hilmer und Lucisa.

00:00:19: Wir tauchen in jeder Folge mit einer spannenden Person in die persönlichen Erfahrungen Tipps und Hacks rund um Meetings und bessere Zusammenarbeit ein!

00:00:28: Ich bin Lucisa und spreche heute mit Michael Egebrecht.

00:00:31: Michael ist Wirtschaftspsychologe, Organisationsberater und Autor von zwei großartigen Büchern mit dem Titel Was Wenn Mein Team sich gar nicht entwickeln will und entschieden wie du im agilen Umfeld gute Beschlüsse herbeiführst.

00:00:44: Beides bücher die in keinem Bücherschrank fehlen sollten.

00:00:47: Michael schön dass du da bist.

00:00:49: Freut mich hier zu sein.

00:00:50: Hi Lutz!

00:00:51: Sehr schön.

00:00:52: ich habe das also die beiden Bücher gerade schon angetießt.

00:00:56: aber gibt es noch eine lustige Story dahinter, nämlich als wir mit dem so gestartet sind.

00:01:02: Mit dem Verlag und welches Format wollten?

00:01:04: Wir haben David und ich gesagt jeder bringt mal drei Bücher mit die er gerne in der Hand hat also einfach von der Form und Format.

00:01:12: aber ich hatte dein entschieden Buch dabei mit den abgeklappten Seiten und es fühlt sich schnell so an wie ein Buch dass man schnell mal mitnimmt und griffbereit hat.

00:01:23: das war auf jeden Fall einen Puls den du schon für dieses buch gesetzt hast.

00:01:27: Ja, ist schön.

00:01:29: Sehr gut!

00:01:30: Wir fangen mal an mit einer einfachen Check-in Frage und zwar Welche Schulnote würdest du deinem letzten Meeting geben?

00:01:37: Und warum?

00:01:39: Mein letztes... Ich muss gerade mal überlegen ich hatte so viele Ganztagesworkshops jetzt die letzten Tagewochen.

00:01:46: Ich denke jetzt an ein Meeting auf dem Rückweg von einer Schulung, die ich zusammen mit einem Kollegen gehalten habe im Auto.

00:01:56: Ich weiß nicht, ich würde sagen man darf's Mieting nennen.

00:01:58: Wir sind dann rückblickend das Seminar durchgegangen und haben uns überlegt was wir beim nächsten mal alles anders machen wollen.

00:02:07: Das war ein Pilot oder der nächste Seminar.

00:02:08: noch vorhin noch nie so gemacht?

00:02:10: Und das war ziemlich cool!

00:02:12: Also das war so... also ich geb den Mietingen, ich geb dem nur eins weil dass irgendwie Und vorhofft gut war.

00:02:21: also wir dachten, wir haben eine Rückfahrt fangen mal an drüber zu sprechen und dann wird es aber irgendwie ganz konkret.

00:02:27: Es hat so ein positives Überraschungswert das wir die Zeit so konstruktiv nutzen konnten dass meine lange Autofahrt von sechs Stunden die dann entsprechend schneller ging sodass ich da ganz ganz zufrieden rausging Aus dem Auto, wenn wir ...

00:02:41: Spannend.

00:02:42: Das wurde als Meeting-Setup in diesem Podcast noch nie gesagt, aber ich kann das unterschreiben.

00:02:47: Diese Autorückfahrten oder so immer super auch, wenn man den Organisationen startet.

00:02:52: Da hat mir jemand gesagt, hey Lutz, schau dir das hier mal am Anfang an.

00:02:56: Aber eigentlich musst du mit dem Chef drei Stunden in die Produktion fahren und danach könnt ihr sagen, ob ihr gut miteinander arbeiten könnt?

00:03:04: Cool!

00:03:05: Was war denn dein schlimmstes oder skurrilstes Meetingserlebnis und was können wir daraus lernen?

00:03:15: Also mein, mein Entscheidungsbuch habe ich, kann man sagen aus so leidvollen Erfahrungen herausgeschrieben dass ich mich in Umfeldern bewegt hab die sich als agier bezeichnet haben.

00:03:27: Und dann saßen auf einmal vier Teams im großen Meetingraum zusammen und haben versucht zu irgendeiner schwierigen Entscheidung einen Konsens zu finden.

00:03:34: Das war manchmal dann so zäh und langartig mit dem Anspruch sozusagen, dass alle die Entscheidungen gut finden und am Ende hat man sich aber doch nur auf die Beibehaltung des Staates Groß einigen können.

00:03:46: Dass ich dachte, das ist gar nicht das Rätselz-Lösungssein!

00:03:51: Das habe mich echt beschäftigt damals.

00:03:53: Das fand ich... ...das wäre so ein Meeting was ich vor Augen hab, was ich noch vor Augen habe.

00:04:01: So gleichermaßen skurril und frustrierend finde ich sind manchmal Meetings mit Beratern Wo man sich am Anfang viel darüber streitet, wie geht man denn jetzt vor?

00:04:11: Weil jeder dann die Idee im Kopf hat so müsste.

00:04:16: Man doch hier mal durchs Meeting leiten.

00:04:22: und wenn man sich da aber methodisch nicht einigen kann... Wie macht man es jetzt manchmal ganz sehr?

00:04:26: Und irgendwie Paradoxen treffen da verschiedene Profis aufeinander für die Gestaltung von Entscheidungsprozessen, von Meetingsgestaltungen und Workshop-Moderationen.

00:04:35: Und man kommt aber irgendwie nicht zusammen?

00:04:38: Ja, Overload an Methoden!

00:04:41: Meine Kollegin Kim Berger hat da Ende des Jahres uns durch eine längere Strategiemieting geführt... ...und wir hatten alle zu Beginn so ein... Wir machen hier viel Legosterious Plays und Duploatier auf dem Tisch.

00:04:52: Und haben uns schon gefragt was ist damit?

00:04:53: und sie hat sehr straight zu Beginnen gesagt das ist euer Joker.

00:04:56: Also jeder kann einmal hier irgendwie Methodisch diskutieren und Vorschläge machen.

00:05:03: Da werden wir dann auch nicht lange irgendwie uns zu abstimmen, aber wenn dieser Joker gezogen ist... Dann ist dann das Sensor!

00:05:11: Das war eine super wertvolle Intervention.

00:05:13: also am Ende haben ich glaube zwei Leute das mal gezogen.

00:05:16: Ja

00:05:17: cool.

00:05:17: Fantastische Intervention und Besonderheit aber schonmal dass sie ja in der herausgehobenen Olle war ne?

00:05:26: Ja voll.

00:05:27: und Ich finde, gerade wenn viele Berater im Raum sind.

00:05:31: Wir alle wissen um die Bedeutung von dem Mandat aber das dann auch fortlaufend anzuerkennen... Das ist manchmal die große Herausforderung.

00:05:40: Michael was würdest du sagen macht für dich ein richtig gutes Meeting aus?

00:05:46: Wenn der Rahmen klar ist also wenn klar es Das Ziel heute, was ist der Entscheidungsspielraum?

00:05:54: Geht es darum, was zu entscheiden oder geht's nicht darum, irgendwelche Dinge mal zu durchdenken oder Optionen zusammen.

00:06:00: Also dass da möglichst klar ist worum gehts eigentlich, wer ist warum dabei und was ist das Mandat der Gruppe die dort in den Meeting sitzt.

00:06:12: Das finde ich häufig schon sehr hilfreich.

00:06:16: Ja also der klare Rahmen der Kontext ja auch da.

00:06:21: Also, manchmal tabt man ja so ein Demokratiedenken in Workshops und alle glauben sie müssen am Ende gemeinsam entscheiden.

00:06:31: Wenn man den zu Beginn sagt nee hier wird nicht entschieden sondern wir bereiten bestmöglich eine Entscheidung vor hab ich selten erlebt dass Menschen damit nicht umgehen können.

00:06:39: Sondern dann ist so okay da gehen wir hin.

00:06:43: Da habe ich die gleichen Erfahrungen gemacht Und das Gegenteil ist aber kritisch.

00:06:46: Also wenn man am Anfang alle glauben lässt, wir treffen ja eine gemeinsame Entscheidung und am Ende stellt sich raus.

00:06:52: Nee nee, das wir wollten nochmal hören was ihr so denkt.

00:06:55: Und jetzt entscheiden wir doch etwas ganz anderes.

00:06:57: dann erzeugt man schnell Frustrationen und möglicherweise auch so ein Zynismus der sich dann auf spätere Meetings auswirkt.

00:07:04: Im Endeffekt interessieren sie sich doch gar nicht wirklich für das was wir hier sagen.

00:07:08: Ja gerade wenn danke für die Entscheidung.

00:07:10: gemacht ist ganz anders.

00:07:14: Ich mach dich jetzt zu einer sehr mächtigen Person, denn du darfst ein Meeting-Gesetz einführen.

00:07:18: Deshalb morgen überall auf der Welt oder für alle Meetings gilt!

00:07:22: Welches Gesetz wäre das?

00:07:30: Ich hatte gerade den ersten Impuls zu sagen mehr ... Der Rahmen muss klar sein also am Anfang den Zweck sicherstellen und... Da würde ich aber doch wieder zurück rudern und sagen, naja.

00:07:41: Ich habe auch schon echt gute Beatticks gehabt die vielleicht genau deswegen gut war weil zum Anfang kein Rahmen gab und man hat einfach mal drauf losgedacht und sich in und her gewurstelt und da kam aber vielleicht genau das wegen was Gutes raus.

00:07:53: Ich glaube, ich wird diese Macht nicht annehmen wollen, weil ich zumindest jetzt nach kurzem überlegen denke, ah kann es wirklich ein Gesetz geben?

00:08:04: Was für alle Meetings gleichermaßen sinnvoll ist Oder müsste man nicht noch ganz viele Ausnahmen immer mit dran backen.

00:08:12: Weswegen ich das lieber sein lasse?

00:08:17: Andre Geier aus dem BMWE gesprochen.

00:08:20: Und der hatte gleich so eine Meeting-Verfassung dabei, weil er gesagt hat, ohne Unterparagrafen kommen wir da gar nicht aus!

00:08:27: Das ist sehr spannend.

00:08:28: Okay cool.

00:08:31: Bei der nächsten Frage bin ich sehr gespannt auf deine Perspektive, weil du schlägst ja gerade wie kein zweiter die Brücke von kluger Organisationsbetrachtung und auch agiler Arbeit etc.

00:08:44: Was würdest Du denn sagen?

00:08:45: lernt man über eine Organisation, wenn man nur ihre Meetings beobachtet.

00:08:49: Also Scheinwerfer alles andere abgedunkelt Man sieht quasi nur die Meetings

00:08:56: also ganz ganz viel.

00:08:59: als im Meetings zeigt sich Ganz ganz viel was die Organisation gerade beschäftigt.

00:09:05: also welche Themen werden besprochen?

00:09:06: in meetings zeigt sich ganz viel der Strukturen in der Organisation.

00:09:11: also wer ist überhaupt also an welchem ... Meeting zu welchem Thema beteiligt, mit wieviel Gewicht.

00:09:18: Was wird wo von wem in Meetings entschieden?

00:09:22: Man sieht noch nicht den informellen Vorbau der Entscheidungen oft haben aber trotzdem sieht man am Ende ganz häufig diesen mindestens mal den Akt der Entscheidung.

00:09:31: Der wird meistens ja irgendwo ein Meetings dann abgesegnet.

00:09:35: Man sieht ganz viel kulturelle Spielregeln.

00:09:39: also ich bin eine Organisation.

00:09:42: Ich den Eindruck habe, alle versuchen zu erraten was die Chefs denken.

00:09:49: Was man als eine stark ausgeprägte Informatisierung hier interpretieren könnte.

00:09:53: Es zeigen sich ganz viele Spielregeln wie wir haben es eben gelten so Konsensnorm muss man immer gemeinsam entscheiden oder andere Organisationen ist klar man entscheidet der Chef.

00:10:04: und ich würde Wenn ich mir was aussuchen könnte, wenn ich eine Organisation beobachten möchte, dann stehen die Meetings schon ziemlich weit oben.

00:10:11: Also ich finde man kann dort sehr viel Einblicke in der Organisation gewinnen.

00:10:18: Ja stark!

00:10:19: Die Einschätzung teile ich auch wenn wir intern super viel darüber diskutiert haben sieht man jetzt alles oder nichts?

00:10:26: und ich würde mir glaube ich wünschen... Ich würde die Meeting sehen aber gerne noch den Gang zur Kaffeemaschine im Anschluss also nochmal rein hören.

00:10:34: am Ende Was wurde denn nicht gesagt?

00:10:37: Und wo wird in der Kaffeeküche vielleicht auch ... keine Ahnung, selbst Achtung wiederhergestellt oder so.

00:10:43: Das sind ja die spannenden Momente.

00:10:45: Genau also ich würde auch auf keinen Fall sagen man sieht dort alles.

00:10:49: aber Ich würde noch weniger sagen Man sieht dort nichts sondern es ist irgendwo dazwischen.

00:10:57: Du bewegst dich ja spannend zwischen den Welten ne?

00:10:59: Ich glaube du bist zum Teil noch fest angestellt.

00:11:02: Ist das richtig

00:11:04: Aktuell noch, aber nur bis Juli.

00:11:06: Also ich bin

00:11:07: fast raus aus der Anstellung.

00:11:08: Okay,

00:11:08: aber du hast viel Erfahrung in der Begleitung von Teams und arbeitest auch frei.

00:11:15: Wie viele Meeting ist denn für dich ideal?

00:11:19: Diese Frage ist bewusst offen gestellt!

00:11:21: Ja okay dann beantwortet sie auch zweifach.

00:11:26: also für mich persönlich damit es mir gut geht brauche ich Phasen von konzentrierte Einzelarbeit.

00:11:33: gleichzeitig hatte ich Rollen, wo ich sehr viele Meetings hatte und das glaube ich aus Sicht der Organisation auch sinnvoll war.

00:11:42: Also wenn ich an meine Rolle Release Train Engineer denke in einem agierenden Umfeld ist eine übergottene Disgrammaste Rolle.

00:11:50: da gehört jetzt zu meinem... Zu meiner Rolle einfach nahe an den Teams, an den Leuten, an die Lateralen Führungsrollen dran sein.

00:11:58: Ganz viel Koordinationsarbeit, ganz viel Verhandlerarbeit an den Schnittstellen zu der Organisationseinheit.

00:12:05: Dass ich schon dort so eine Einsicht hatte von oh mein Klenn ist ganz schön voll aber es ist auch Teil meines Jobs.

00:12:09: also ich hatte schon den Eindruck genau in diesen Meetings werde ich oft wirksam dass sich nicht sagen könnte es gibt ein generelles Maß von die.

00:12:19: man sollte mehr als X Stunden oder X Meetings in der Woche haben sondern das hängt für mich ganz stark von der Rolle ab.

00:12:26: Mir wird's irgendwann anstrengend, wenn ich nur noch von Termin zu Termin hüpfe.

00:12:31: Okay...

00:12:32: Stark!

00:12:33: Also aber Fokus auf.

00:12:34: kann ich noch Mehrwertstiften oder Mehrwert für die Organisation stiften als Messlatte?

00:12:40: Kann man das so sagen?

00:12:42: Genau.

00:12:42: also jede Rolle hat aus meiner Sicht ein unterschiedliches Ausmaß an Abstimmung in der Rolle und wenn es eine Rolle ist, die einfach ganz stark da ist Dadurch definiert es das bestimmte Abstimmung sicherzustellen, würde ich sagen kann es auch sein dass man viele Meetings hat.

00:12:59: Das heißt natürlich, da sagt noch gar nichts darüber aus wie gut die Meetings sind.

00:13:04: Die eine Frage wie viele Meetungs machen potenziell Sinn?

00:13:08: Kein Meeting macht Sinn wenn's einfach schlecht ist.

00:13:11: Und in vielen Organisationen könnte man durch die Gestaltung der Meetings durchaus Meetingzeit reduzieren und da würde ich auch immerhin gucken.

00:13:20: Gleichzeitig sage ich gibt´s Rollen.

00:13:23: Der Hauptjob ist Kommunikation und Kommunikations kann man einfach oft gut an Meetings stattfinden lassen.

00:13:28: Ja, schön!

00:13:29: Sehr gut.

00:13:30: Jetzt kommst du aus einem richtig schlechten Meeting?

00:13:33: Was ist dein Tipp um persönlich wieder klarzukommen?

00:13:36: Nicht das nächste Meeting sondern rausgehen.

00:13:40: Kopfhörereien gute Musik an am besten durchs Grüne laufen.

00:13:44: also dann da wirklich einmal durchatmen.

00:13:46: bisschen Bewegung

00:13:48: Okay, stark.

00:13:49: Bewegung ist für dich völlig zurecht eines der häufigsten genannten Punkte und gerade wenn viele Meetings online stattfinden braucht es das meiner Meinung nach auch absolut.

00:14:02: Was würdest du sagen?

00:14:04: Was ist dein wertvollster Meeting-Hack die kleinen Tipps und Tricks den Meetings besser machen?

00:14:12: Muss ich drüber nachdenken?

00:14:19: also eine Frage die ich wirklich hilfreich finde ist, wenn man sich am Ende eines Meetings etwas vorgenommen hat.

00:14:28: Dann nochmal ranzuhängen wie stellen wir sicher das wird dran denken?

00:14:31: oder wie stellt ihr sicher dass ihr daran denkt?

00:14:34: Ich glaube, dass diese Übersetzungsleistung von was Neues beschlossen braucht noch dieser Ergänzung damit es nicht versandelt und Meetings frustrieren wenn man so oft hier Fahre macht Dinge die man sich vorgenommen haben versandt.

00:14:48: Spannend ja beschreiben im Buch verschiedene Ergebnestypen und weisen da noch mal ganz explizit auf Hebel hin.

00:14:56: Das kommt so aus unserer OKR-Frameworkkiste, weil häufig sagen Menschen ja ... Maßnahmen!

00:15:02: Wer macht was bis wann?

00:15:04: Das ist der goldene Cake des Meetings.

00:15:06: Und ich würde auch sagen, es in Ordnung nicht schlecht, wenn das dabei rauskommt.

00:15:10: Aber nochmal die Frage zu stellen, welche Routinen, welche Hebel helfen uns, dass wir das als Team nicht vergessen.

00:15:18: Meistens sehe ich dann Ein, zwei angestrengte Gesichter.

00:15:22: Weil da muss man sich reinfinden.

00:15:23: aber eine super, super wirksame Frage.

00:15:25: Da gehe ich total mit.

00:15:27: Was würdest du sagen?

00:15:29: Welche Deiner Stärken bereichern Meetings in denen Du dabei bist?

00:15:37: Ich glaube ich bin ganz gut darin schwierige Dinge besprechbar zu bekommen auf einer Art und Weise das Dinge die wichtig zu klären sind geklärt werden können und aber aushaltbar für die Beteiligten sind.

00:15:51: Oh, das klingt nicht spannend.

00:15:52: Hast du dann ... Also wie machst du das?

00:15:56: Ich weiß, das ist vermutlich eine hohe Kunst.

00:15:58: Aber hast du deinen konkreten Tipp noch oder...

00:16:03: Was mir hilft, ist mein Mediationshintergrund.

00:16:07: Dass ich wenig Angst hab davor.

00:16:09: Irgendwie dass es knifflig oder emotional wird.

00:16:16: Das jetzt auch ne Tippe.

00:16:17: Was finde ich häufig doch eine Sache die hilft und nur ein ganz kleiner Teil ist.

00:16:22: aber Paraphrasieren und aktiv zuhören, finde ich ist schon wirklich mächtiges eine mächtige Methodik.

00:16:31: Mit der Annahme Leute fangen dann an sich lautstarkt sie wiederholen wenn Sie sich bisher nicht verstanden fühlen.

00:16:36: Und wenn man's dann schafft einmal Nachtagen durch wie wir mal sicherstellen ob ich dich richtig verstehe Dann fasst man zusammen was man verstanden hat und dann werden leute häufig ruhiger Wenn sie sich dann Verstanden fühlten.

00:16:48: und wenn nicht dann dann korrigieren sie und dann kann man nochmal zusammenfassen okay meinste so und Ja, das find ich schon in dem Sinne ... dann doch auch ein Tipp.

00:17:00: Ja?

00:17:01: Stark!

00:17:01: Danke.

00:17:03: Es war auf jeden Fall und ich finde auch Paraphariserieren,

00:17:06: etc.,

00:17:06: aber vor allen Dingen auch Sachen im Zweifel runterschreiben, ne?

00:17:10: Also dass man sieht hey, also vorläufige Entscheidungen wir haben grade beschlossen das und dann stehen da zwei Sätze und dann können Leute noch mal sagen ey nee Moment so was nicht gemeint.

00:17:22: ja Okay, cool.

00:17:24: So jetzt haben wir alle keine Glaskugel aber wir kreisen das Thema ein indem wir viele viele kluge Menschen fragen was glaubst du?

00:17:32: Wie sieht Meetingkultur in fünf Jahren aus?

00:17:38: Also ich hätte schon durch Botese dass KI mehr Einzucker hält.

00:17:43: ob das wirklich so sein wird dass da dann irgendwelche Bots mitdiskutieren weiß ich nicht.

00:17:51: Ich finde es wahnsinnig spannend Auch ein bisschen erschreckende Forschung, aber auch wahnsinnig spannend.

00:17:55: Auch Gruppendynamisch.

00:17:56: Wahnsinnig Spannend.

00:17:57: also unterbricht die dann einzelne menschliche Meeting-Teilnehmer filtert die vorher heraus wie die aktuelle Gruppendenamik oder informelle Hierarchie ist und bericht sie da nur einige und andere nicht so wie wir das unter Menschen auch beobachten können.

00:18:14: welches Gewicht bekommt die KI?

00:18:16: Wann nicht?

00:18:18: fangen Leute an, die KI zu unterbrechen oder unterwerfen sich alle relativ stark.

00:18:22: Also ich glaube es werden sich ganz viele Spielregeln ausbilden in der Umgang mit solchen Botswänzeln gibt.

00:18:30: Ob das soweit konn wird weiß ich noch nicht aber mir ist jetzt zumindest schon mal begegnet dass sich Leute von einer KI mit moderieren lassen haben was ich spannend fand.

00:18:40: also eingreifend schon gedacht

00:18:44: spannend.

00:18:45: Sehr, sehr gut!

00:18:47: Michael unsere Fragen sind zu Ende.

00:18:49: ich sage vielen, vielen Dank für diesen schnellen Einblick und danke für deine Zeit und ich freue mich auf alles was man in den nächsten Monaten und vielleicht die Ahnen noch von dir hören wird?

00:19:00: Vielleicht ist ja ein neues Buch schon in The Making?

00:19:04: Ich weiß das nicht, keine Ahnung.

00:19:06: Ich würde mich sehr freuen.

00:19:07: Michael vielen, Vielen Dank!