#11 Gedankenfreiheit verboten: Volle Präsenz im Meeting - mit Hannah Nagel

00:00:01: Kill Meetings.

00:00:02: Das ist doch mal eine Ansage!

00:00:04: Und wer kennt die nicht?

00:00:05: Den Meetingfrust im Arbeitsalltag und die Frage, ob das nicht irgendwie auch anders, wenn es sogar besser geht.

00:00:10: Genau deshalb haben wir David Thilme und ich Lucisa unser Buch mit dem gleichnamigen Titel geschrieben.

00:00:17: Das Buch erscheint am Zweiundzwanzigsten September in Murman-Verlag – du kannst das Kill Meetungsbuch jetzt schon vorbestellen zum Beispiel direkt bei Murman Verlag, in der Bücherstube deines Vertrauens oder auch bei Amazon.

00:00:28: Vielen Dank dafür.

00:00:29: und jetzt geht es los mit der nächsten spannenden Folge.

00:00:47: Herzlich willkommen zu Kill Meetings, dem Podcast zum Buch von David Hilmer und Lucisa!

00:00:52: Wir tauchen in jeder Folge mit einer spannenden Person in die persönlichen Erfahrungen Tipps & Hacks rund um Meetings und bessere Zusammenarbeit ein.

00:01:00: Ich bin Lucisa und spreche heute mit Hannah Nagel.

00:01:07: Autorin vom OKR Playbook und hat vermutlich mehr Meetings bei Kunden erlebt, als wir alle zusammen.

00:01:14: Hannah!

00:01:14: Schön dass du da bist.

00:01:16: Hi!

00:01:17: Sehr gut.

00:01:17: Wir starten mit einem kurzen Check-In.

00:01:20: Welche Schulnote würdest du deinem letzten Meeting geben?

00:01:23: Und warum?

00:01:25: Ich glaube ... Ich hab kurz darüber nachgedacht eine zwei Minus.

00:01:30: Weil das so ein ... ich hab als letztes ein Zyklus wechselmoderiert, wo ich ... Dachte, wir haben das ja schon ein paar Mal gemacht mit der Gruppe.

00:01:39: Wir wissen alle was wir tun – erster Fehler!

00:01:42: Ich habe mir immerhin die Mühe gemacht, Ziele für die drei halben Tage quasi zu machen und zu formulieren und zu kommunizieren aber dann habe ich ungefähr fünf Workshops parallel gemacht, hab dreimal das Konzept zwischendrin umgeschmissen und es war... also wir sind zum Ziel gekommen Aber es fühlte sich möglicherweise ein bisschen chaotisch an.

00:02:03: Und ich hab das, was ich eigentlich betreuen wollte nicht betreut ... Weil ich eine ziemlich heftige strategische Diskussion moderieren musste in einer kleinen Gruppe und deswegen war's runter und drüber!

00:02:14: Aber Gott sei Dank konnten alle damit umgehen.

00:02:17: Okay sehr gut aber trotzdem mit zwei Minos ne?

00:02:21: Das könnte ja auch schlimmer sein.

00:02:23: Apropos schlimm Was war denn dein schlimmstes oder skurrilstes Meeting-Erlebnis?

00:02:28: Und vor allen Dingen, was können wir daraus lernen.

00:02:33: Ich glaube das war tatsächlich irgendwann den Anfang von Corona als wir einen Kunden hatten wo ich schon mit einem Team ein bisschen länger zusammengearbeitet habe.

00:02:45: die waren auch was digitale Sachen an gegen mich bewandert und dann haben sie gesagt hey Zeig doch mal unsere ganzen Abteilungen.

00:02:53: Wir sind dann so paar und dreißig Leute in neunzig Minuten oder zwei Stunden, was OKR ist.

00:02:59: Es sollte auch ein bisschen interaktiv sein.

00:03:01: So!

00:03:02: Und wir haben glaube ich... Ich glaube es waren neunzig Minuten und wir haben also fünfzig Minuten ungefähr damit verbracht alle überhaupt in diesem Meeting arbeitsfähig zu bekommen.

00:03:14: weil die Miro-Kentnisse zero waren und sie auch leider nicht unbedingt den Folgen konnten, was ich versucht habe zu erklären.

00:03:23: Es ging so weit dass wenn ich gefragt habe welchen Browser benutzt ihr denn?

00:03:27: Sie gar nicht wussten wie sie das rausfinden.

00:03:30: also es war wirklich einfach... Ich war komplett nicht darauf vorbereitet wie wenig digitale Kompetenzen in dieser größeren Abteilung herrschten.

00:03:39: Ich hab wirklich minütlich gestrichen, wie wir vorgehen.

00:03:45: Ich dachte, das können wir weglassen?

00:03:47: Dann mach ich da keine ... dann sind sie nicht in kleinen Gruppen.

00:03:50: Vielleicht lass ich das auch ... okay, das kann ich zusammenfassen!

00:03:54: Das war wirklich ... der Schweiß tropfte innerlich.

00:03:58: Ich hab danach von dem Erkleidungsleiter ein riesengroßes Lob dafür bekommen, wie geduldig ich war.

00:04:03: Aber er war schockiert davon, was da passiert war und ich glaube, was ich daraus für immer gelernt habe ist, vorherzufragen Welche Tools nutzt ihr normalerweise?

00:04:15: Und mich darauf einzuschießen.

00:04:16: Ich würde bei den Kompetenzen tatsächlich nicht noch mal ein fremdes Tool benutzen.

00:04:21: Okay, danke schön!

00:04:24: Was macht für dich ein richtig gutes Meeting aus?

00:04:28: Dass jeder wach ist und damit meine ich das wirklich zu Anfang des Meetings Jeder voll und ganz da ist weiß wofür er da ist und einfach bereit ist zu denken.

00:04:42: Okay, sehr gut.

00:04:43: Wie stellt man das sicher?

00:04:44: Ähm

00:04:46: ...

00:04:47: Oder wie stellst du das sicher?

00:04:48: ?

00:04:49: Ehrlich gesagt in dem ich versuche den Leuten klarzumachen wofür sind wir hier?

00:04:53: was ist eure Rolle.

00:04:55: In der Großzeit der Fälle vergesse ich das aber wenn es wichtig ist weiß ich hundert Prozent dass das die Leute herbringt meistens auch so was wie Laptop zu klappen.

00:05:04: Ich geb gerne Leuten ein Stift und Posts in die Hand, einfach damit sie merken, dass sie haptisch gerade hier sind.

00:05:12: Dass sie mit irgendwas rumspielen können was nicht ihr Laptop ist ... Ja

00:05:16: so.

00:05:16: Stark!

00:05:18: Hannah unsere Hörer wissen es nicht aber mit niemandem streite ich so gerne wie mit dir.

00:05:24: jetzt gebe ich dir eine sehr mächtige Rolle.

00:05:27: du darfst einen Meeting-Gesetz einführen.

00:05:29: das hat morgen für alle gilt.

00:05:31: welches wäre es?

00:05:32: Und ich überleg, wie schlimm das wär.

00:05:37: Ich würde Gedankenfreiheit verbieten im Sinne von ... Alle Gedanken müssen hier sein.

00:05:43: Es geht einfach in Meeting ist so kaputt, wenn jemand mit den Gedanken worden ist.

00:05:48: Also persönliche Sachen sind eine Sache und damit kommt man immer klar, dass es so ist.

00:05:54: Aber sobald du an andere Dudus denkst, deinen nächsten Workshop im Kopf durchplanst oder kein Interesse hast zu sein Hau ab, geh weg.

00:06:03: Also dann kann man was einlassen und deswegen würde ich Gedankenfreiheit versuchen einzuschränken.

00:06:09: Okay stark!

00:06:10: Was würdest du sagen, lernt man über eine Organisation.

00:06:13: wenn man nur ihre Meetings beobachtet?

00:06:18: Ich glaube ich würde sagen wie hoch die Selbstdisziplin ist in der Organisation.

00:06:25: Wenn du ne sehr schlechte Meetingkultur hast ist meistens keine hohe Eigenverantwortung da.

00:06:32: Weil Leute denken, wenn wir zusammensitzen ... Das ist ja das was man macht!

00:06:36: Dann kommt da schon was Gutes raus.

00:06:39: Wenn eine hohe eigen Verantwortung und damit verbunden in meinen Augen immer eine hohen Selbstdisziplin da ist dann hast du ganz andere Meetings viel wertvollere Zusammenkünfte.

00:06:50: Ich hab das einmal so weit erlebt dass ich Also regelmäßig, wenn ein Vorstand in dem Meeting auftauchte.

00:06:56: Gesehen hat wie es wirklich einen Schriftprotokoll quasi für den Vorstand gab was er sagen sollte als Briefing sozusagen die das vorher noch mal durchgesprochen haben und dass einfach so gut war und das waren nur an ich sage mal die zwanzig Topführungskräfte.

00:07:10: Es war keine riesengroßes Meeting aber das haben wir jedes Mal gemacht wenn es um wirklich zentrale Sachen ging und Die Art von Vorbereitung haben sie in jedes.

00:07:19: also Nein, ich bin nicht mit Gesprächspotrol oder so gemacht vorher.

00:07:24: Aber jedes Meeting das ich mit denen hatte hat eine extrem krasse gute Vorbereitung und das zeigt mir ne sehr hohe Eigenverantwortung Und auch ne ehrlich gesagt Ein Gefühl dafür wie man mit der Zeit von anderen Leuten umgeht und insofern eine Hochachtung vor seinen Kollegen Ja und wenn das nicht da ist dann würde ich sagen wird wird in dem Unternehmen auch nicht so viel Tatendrang und Eigenverantwortung gelebt.

00:07:55: Okay, danke schön!

00:07:57: Wenn du an dich selbst denkst, wieviel Meeting ist für dich ideal?

00:08:02: Und diese Frage ist bewusst offengestellt.

00:08:04: also ob du dich jetzt an Anzahl Stunden Verhältnisse orientierst dass das komplett dir überlassen.

00:08:11: Ich würde tatsächlich mit einem Verhältnis gehen ich glaube, sechzig Prozent Meetings, vierzig Prozent nur so arbeiten Weil ich mag schon Meetings auch sehr, sehr gerne.

00:08:24: Ich ziehe unheimlich viel Energie daraus mit verschiedenen Leuten zu reden und brauche aber dann auch die Zeit wo ich Sachen voran nachbereiten kann.

00:08:32: Ungestört.

00:08:33: Ich habe meistens, würde ich sagen so neunzigzehn als Verhältnis, was nicht so ideal ist.

00:08:38: Und gleichzeitig ja zu viele Nicht-Meetings tut mir auch nicht gut deswegen.

00:08:43: Ich bin bei einer Sechzigvierzig gelandet.

00:08:45: Okay!

00:08:46: Dankeschön Wenn du mal aus einem richtig, richtig schlechten Meeting kommst.

00:08:50: Was ist dein Tipp um wieder klarzukommen?

00:08:54: Ich bin dazugegebenermaßen richtig schlecht drin.

00:08:58: Kann meine liebe Kundin Regen Rebecca oder Johanna oder Kim können das alle bezeugen?

00:09:05: Mein Go-to momentan ist und ich habe gerade regelmäßig in meinen Augen schlechte Meetings weil ich momentan ein Team begleite wo einen Teil des Teams einfach ... nicht vorankommt mit seinem Projekt.

00:09:18: Und ich moderiere das Weekly und deswegen habe ich überhaupt keine Verantwortung darüber, wie gut deren Fortschritt ist.

00:09:24: Aber ich bin jedes Mal ultra frustriert nach dem Weekly, weil es das erste Team ist, was sich da begleitet.

00:09:28: Das hat für mich also pristisch Charakter usw.

00:09:32: Mein Go-To ist gerade ... keine Sprachmemos mehr an Rebecca danach zu schicken, sondern geschriebene Nachrichten.

00:09:38: Weil ich ganz anders ruhig werde und reflektiere wenn ich was schreibe anstatt das zu sagen.

00:09:45: Und für mich kurz zu reflektieren... Was ist denn im schlimmsten Fall?

00:09:49: Was hat das im schlimmste Fall für Konsequenzen für mich einzuordnen wie ich damit umging Ob ich damit umgehen könnte mit den Konsequenzen, im schlimmsten Fall.

00:09:57: Um einen kurzen Plan zu machen wie eine Wiederholung von der Situation vermeiden könnte und dann ist alles wieder gut.

00:10:03: ehrlich gesagt wirklich aber es muss schriftlich passieren weil ich mich wenn ich rede in Rage rede.

00:10:08: das ist nicht besser.

00:10:09: wir alle kennen die zwölfminütigen Sprachnachrichten von Hannah Wenn man nur mal kurz wissen wollte Und wie lief der Workshop?

00:10:16: Aber andererseits kann man auch immer viel leeren.

00:10:19: also eigentlich schade dass du darauf verzichtest.

00:10:23: Was würdest du sagen?

00:10:25: Warum sind Meetings besser als ihr Ruf.

00:10:30: In meinen Augen gibt es einfach eine krasse Energie, wenn Leute zusammen im Raum sitzen und konzentriert zusammen im Raumsitzen.

00:10:38: Das erstens ... Und das passiert in Meetings genauso wie in Workshops.

00:10:41: Zweite Sache in Meetins speziell.

00:10:44: Dieses zwischen den Zahlenlesen.

00:10:46: Ganz ehrlich, wenn ich was an Leuten kommunizieren möchte Mir wichtig ist, dass wir alle gleich verstehen.

00:10:55: Dass alle wissen, finde ich das eher amüsant was ich gerade erzähle.

00:10:58: oder ist es einfach nur eine Information ohne irgendwas?

00:11:03: Es kommt so viel besser raus wenn man die direkte Interaktion hat und den Ton hört, die Gstik sieht.

00:11:13: Ich gesteculiere gerade übrigens wie wild, weil ich nach Worten suche.

00:11:18: Nein, mir geht es wirklich darum ... dass diese direkte erste Reaktion auch und so.

00:11:25: das ist so wertvoll wenn man kurz sieht wir haben die anderen drauf reagiert.

00:11:30: Ich stelle kurz eine Rückfrage.

00:11:31: Das ist nicht mit einem Video oder einer Mail oder so getan in Manchen Fällen.

00:11:36: Okay Dankeschön.

00:11:39: Was sind deine wertvollsten Meeting-Hacks?

00:11:43: Wir liegen gut in der Zeit vielleicht, also ... mal gucken was da jetzt rauskommt.

00:11:49: Ähm ... Also ich glaube, was ich vorhin schon erwähnt hätte, Zettel und Stift ja?

00:11:55: Dass Leute jederzeit die Möglichkeit haben.

00:11:57: Da meint man nicht wirklich kleine Posts oder so große Posts.

00:12:01: Weil Leute da total automatisch kurze Gedanken auch aufschreiben.

00:12:06: Und das hilft Leuten immens sich zu strukturieren wenn sie Platz haben um einfach ... den Gedanken, denen sie zwischendrin haben runterzuschreiben anstatt direkt zu stören oder ihn zu vergessen.

00:12:16: Dann auch einen Platz zu haben für solche Gedanken.

00:12:18: also wir nennen das ein Trainings-Fragenparkplatz.

00:12:21: aber auch in einem Meeting habe ich neuerdings muss man sagen immer eine Säule oder was auch immer wo ich sage alles was euch zwischen drin gerade im Kopf kommt bitte dahin packen.

00:12:32: wenn ich merke dass ihr zu viele grundsätzliche Fragen habt dann Nutzen wir einen Puffer dafür, zum Beispiel.

00:12:38: Oder dann mach ich da noch mal ein extra Termin mehr auf oder was auch immer.

00:12:42: Aber das auf jeden Fall ... Insgesamt hab' ich auch neuerdings gemerkt gerade in größeren Gruppen der geschriebenen Agenda.

00:12:51: Der geschriebene Agenda ist wirklich einfach Gold wert wenn die irgendwo hängt und jeder sich jederzeit orientieren kann.

00:12:59: Es sind so Kleinigkeiten, die ich über die Jahre ehrlich gesagt mal wieder vergessen hatte wo ich jetzt grade wieder merke wie krass Gut, dass gerade für wie gesagt so zwanzig dreißig Leute oder größere Gruppen funktioniert.

00:13:10: Ja ganz kurz dazu wir sagen im Buch und ich glaube das ist relevant diese Agenda die gehört nicht der Person die das Meeting begleitet sondern die Gehör also oder Nicht nur in den Kopf Sondern die gehört sichtbar Für alle leute Und es macht finde Ich einen signifikanten Unterschied.

00:13:28: Du hast Ein Meeting-Hack, von dem du vor ein paar Wochen berichtet hast.

00:13:32: Dem wir auch einen Buch aufgenommen haben.

00:13:34: Ich sag ... Achtung, Revit Hol!

00:13:37: Kannst du davon kurz berichten?

00:13:39: Das war superwitzig.

00:13:40: Ich hab ein paar Schweizer als Kunden, die sich nicht trauen den Elmo zu benutzen.

00:13:45: Elmo für Enough Let's Move On.

00:13:47: Als gemeinsames Zeichen für die Gruppe.

00:13:49: Genau, ne?

00:13:50: Wir haben so eine Karte, die man zücken kann und sagt, lass uns mal weitermachen.

00:13:53: Wir verlieren uns hier gerade.

00:13:55: oder na ja, wir diskutieren grade zu viel.

00:13:58: Das ist denen zu unfreundlich.

00:14:00: Und dann hab ich mir überlegt, aber was benutzen Sie stattdessen?

00:14:05: Worüber sprechen sie sonst?

00:14:06: Die sagen wir fallen hier gerade in Rabbit Hole und deswegen habe ich Rabbit Hole-Karten gebaut.

00:14:12: die wurden instant im nächsten Meeting selbstverständlich genutzt weil es einfach nicht ganz so aggressiv war.

00:14:20: Und das ist jetzt eine neue ... Karte, die sie sehr regelmäßig benutzen.

00:14:25: Okay!

00:14:26: Und Rabbit Hole heißt dann so ... wir könnten ewig darüber diskutieren aber das führt jetzt hier nicht weiter?

00:14:30: Ja genau und es ist finde ich auch eher so ein Muster was man in der Gruppe spiegelt.

00:14:35: Achtung Leute, ich glaube wir verlieren uns gerade auf einer Detail-Ebene, die uns jetzt grade nicht weiter hilft.

00:14:40: Das ist nicht so sehr ein Du redest mir zu viel halt die Klappe sondern einen.

00:14:45: Ich glaube wir verlieren uns.

00:14:46: ja

00:14:47: Ja, genau das auf die Gruppe achten.

00:14:48: Und ich muss auch sagen, die besten... Also Elmo ist ja nur eine Mechanik, ne?

00:14:52: Wir nehmen uns ein gemeinsames Zeichen und Gruppen, die viel miteinander arbeiten, die kennen ja ihre typischen Faltstrecke so.

00:14:59: Ich hatte auch mal einen Team, das hat immer gesagt, Pareto!

00:15:04: Also, Achtzig-Zwanzig haben wir zu Acht zig Prozent besprochen, zwanzig Prozent machen wir woanders.

00:15:09: Hauptsache, die Grupe kennt So ihre üblichen Faltstrecke und geht dann da rein.

00:15:13: Ja, das ist übrigens auch... Man fragt sich in Retros finde ich häufig was können den Maßnahmen sein?

00:15:18: Sowas kann eine Maßnahme sein!

00:15:20: Lass uns ein Wort ausmachen, was wir rufen können oder nutzen können um uns auf eine bestimmte Dynamik in die wir gerade reinrutschen hinzuweisen.

00:15:29: Ja ja

00:15:30: sehr gut.

00:15:31: Hannah welche Deiner Stärken bereichern Meetings in denen du dabei bist?

00:15:37: Das war nicht eine sehr persönliche Frage, muss ich zugeben.

00:15:39: Ähm... Ja?

00:15:42: Ich glaube!

00:15:44: Also die meisten Kunden würden wahrscheinlich sagen meine viele Energie und positive Ausstrahlung ehrlicherweise.

00:15:50: Und ich glaube dass ich ziemlich gut darin bin Informationen zusammenzubringen.

00:15:55: Und das heißt auch wenn man sich vielleicht sehr zerfleddert hat an dem Meeting am Ende noch mal kurz zusammenzufassen, was sind jetzt so die zentralen Punkte, die heute rausgekommen sind?

00:16:04: Wie machen wir weiter damit?

00:16:06: Warum war es wichtig, dass wir vielleicht den Blumenstrauß aufgemacht haben.

00:16:10: Und das gekoppelt mit der Zuversicht, die ich permanent ausdrücke, dass wieder hinkommen zu einem gemeinsamen guten Abschluss und Energie wenn die Gruppe zu wenig Energie hat ... Ich glaube, das ist ganz

00:16:21: gut!

00:16:22: Da würde ich noch ganz kurz reinhaken.

00:16:24: Wir diskutieren immer mal wie authentisch sollte man eigentlich sein?

00:16:29: und ich kenne deinen Pensum bis, du hast eben gesagt Gruppen loben deine Energie.

00:16:37: Ist sie immer komplett da?

00:16:38: oder ist das manchmal auch einfach ein Handwerksgriff um sich es vielleicht selber leichter zu machen?

00:16:44: Ich glaube ehrlich gesagt, Energie vorzutäuschen ist schwer.

00:16:47: wenn ich keine Energie habe dann kann ich ja nicht so tun.

00:16:52: Dann kann ich immer noch fröhlich tun also krölig sein.

00:16:56: Ich weiß nicht genau, ob ich's Vorspielen nennen würde.

00:16:59: Aber es ist schon so ein Schalter, den ich umswitschen kann.

00:17:03: Also ich kann ... Wenn ich weiß jetzt muss ich performen, dann performe ich nicht im Sinne von ich ziehe mir eine Maske an, sondern ich blende alles aus was mich gerade nicht hilft und fahre regelmäßig alles hoch, was mir hilft.

00:17:16: Und das ist meistens hier und jetzt, ich muss nichts, niemandem anderen dienen als dieser Gruppe und unserem Ziel immer in eine positive und sehr energetische Stellung versetzt.

00:17:30: Weil das, was mir energie raubt ist meistens ... wenn ich irgendwie chaotisch im Kopf bin und das Gefühl hab, ich wär grade nichts und niemandem gerecht?

00:17:38: Und das kann einem im Workshop nicht passieren!

00:17:40: Das is so cool, weil man hat einfach wirklich just jetzt die nächsten Sohn-Sovielstunden und genau die fünf bis zwölf Personen oder weiß vor sich... und man muss nix anderes tun außer hier sein und es jetzt richtig gut machen.

00:17:53: Ja.

00:17:53: Okay, super!

00:17:55: Was ist deine Prognose?

00:17:56: Wie sieht Meetingkultur in fünf Jahren aus?

00:18:00: Ich hab weder nicht so richtig eine Prognese aber einen Wunsch.

00:18:04: Oh,

00:18:05: hau raus.

00:18:06: Ich meine wir haben ja jetzt KI.

00:18:08: KI kann ganz schön viele Sachen und kann uns vor allem voll gut an Sachen erinnern und Sachen zusammenfassen wie es die Person vor dem Laptop braucht usw.

00:18:18: Ich fände's supergeil wenn einfach ... vor jedem Meeting, was man im Kalender hat.

00:18:23: Automatisch der Kalender so fünf Minuten oder so einplant wo ich einen Video oder Bullet Points oder keine Ahnung eine Meditations-Memo oder was auch immer geschickt bekomme je nachdem wie ich am besten damit umgehen kann.

00:18:36: die mir einmal sagt das ist das Ziel des nächsten Workshops dass es deine Rolle das brauchen die anderen von dir das wolltest du unbedingt anbringen und dann bin ich ganz ganz anders auf das meeting vorbereitet.

00:18:47: also wie halt früher eine gute Assistenz, das gemacht hat.

00:18:53: Noch mal ganz kurz irgendwie ... dem Chef der Chefin während sie in die Tür reinläuft zu stecken, worum geht's hier?

00:19:00: Warum bist du hier?

00:19:02: Das brauchen wir alle!

00:19:03: Also das ist was in diesem Meeting-Mitglied.

00:19:04: Das

00:19:04: ist kein Privileg, ne?

00:19:06: Genau ja muss es auch nicht mehr sein und das können wir uns alle selbst auch eigentlich organisieren und gönnen.

00:19:12: tuns nun nicht.

00:19:14: Und das ist aber so wertvoll weil man dann eben präsent ist, weil man weiß okay Deswegen bin ich hier.

00:19:20: Let's go!

00:19:21: Danke Hannah, das war ein starkes Schlusswort.

00:19:24: Vielen vielen Dank dir!

00:19:26: Sehr gerne.