#14 Meetings in der Verwaltung: Zeitlimits und Kunstpausen - mit André Geier

00:00:16: Herzlich Willkommen zu Kill Meetings, dem Podcast zum Buch von David Hilmer und Lutz Hüser.

00:00:22: Wir tauchen in jeder Folge mit einer spannenden Person in die persönlichen Erfahrungen Tipps & Hecks rund um Meetings und bessere Zusammenarbeit ein!

00:00:30: Ich bin Lutz-Hüser und spreche heute mit André Geyer – er ist Referatsleiter IT im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.

00:00:38: Und wie keins weiter steht André für New Work und modernes Arbeiten in der öffentlichen Verwaltung?

00:00:44: Wir sitzen hier gerade beim LSB Barcamp in Berlin.

00:00:46: Also wenn ihr es dem Hintergrund mal euphorisch klatschen hört oder

00:00:51: Musik,

00:00:52: dann liegt das daran dass wir hier einfach gerade eine richtig richtig gute Stimmung haben.

00:00:56: und umso schöner André, dass du auch dieses Jahr wieder dabei bist.

00:01:00: Hallo Lud!

00:01:01: Ich freu mich ja auch sehr

00:01:02: stark bevor mit dem Check-in kommen eine persönliche Anekdote die ich dir noch nie erzählt habe als wir einen Kernkonzept von diesem Buch entwickelt haben, hat glaub ich der Konstantin bei einem Training unseren Kill Meetings Dreisatz, glaube ich mal erklärt.

00:01:19: Und du hast einen LinkedIn-Post darüber gemacht, die schon anderthalb zwei Jahre her so streichen Ersetzen verwandeln und das habe ich gesehen, ich kannte dich nicht und dachte mir okay wenn André sagt dass es prüft Dann sind wir da, was aus der Spur.

00:01:35: Also hast du da ganz früh eine stärkende Impulse zum Buch geliefert als unbeabsichtigte Testgruppe.

00:01:42: Aber Andri, wir steigen allen mit einem Check-in.

00:01:44: Welche Schulnote würdest du deinem letzten Meeting geben und warum?

00:01:48: Eine drei Minus tatsächlich!

00:01:51: Andri ich finde es super weil wir hören ganz häufig zwei plus Eins mit Sternchen, deswegen lass uns da mal tiefer reingehen.

00:01:58: Warum die drei Minus?

00:01:59: Ja du hast ja schon gesagt ich komme auf der elften Lieferwaltung.

00:02:01: Da sind Meetings anders ums vorsichtig auszudrücken.

00:02:07: Da wird einfach jeder eingeladen der irgendwie was zu sagen hat und meistens sind es aber nicht die, die etwas sagen oder entscheiden können.

00:02:20: oft wird da auf Führungskräfte zurückgesetzt weil Einzelne Personen sich nicht trauen, etwas zu entscheiden.

00:02:28: Ich bin ja Führungskraft als Referatsleiter IT und da ist es immer wichtig den Chef damit einzuladen obwohl dieses Meeting genau das nicht war dass der die Führungskraft irgendwas entscheiden muss sondern eher so wie machen wir weiter?

00:02:42: Wir haben jetzt das und das gemacht.

00:02:45: Es hätte alles super in eine E-Mail reingepasst.

00:02:46: Da waren fünf Leute drin.

00:02:49: Ich wäre auch gerne aufgestanden und gegangen, wenn es nicht in meinem Büro gewesen wär.

00:02:53: Oh Mann!

00:02:54: Das ist zu beleid.

00:02:56: Aber ich höre schon für unsere nächste Frage – da ist ein großer Erfahrungsschatz.

00:03:01: Was war denn dein schlimmstes oder skurrielses Meeting?

00:03:05: Und was können wir daraus lernen?

00:03:08: In der Verwaltung gibt's tatsächlich sehr viele schlimme Meetings.

00:03:12: aber das skurrierste, woran ich mich erinnere... Aktuellen Regierungsbildungen gewesen, da kommen auch immer neue Menschen mit ins Haus.

00:03:19: Auch neue Führungskräfte und wir haben auch einen neuen Staatssekretär bekommen.

00:03:23: Und er hätte natürlich auch gern seinen Wirkungsbereich mal kennengelernt und hat einige Abteilungen unter sich und ungefähr, weiß ich nicht, sechshundert Leute.

00:03:34: Er hat jetzt gesagt okay, ich möchte die alle gerne mal persönlich kennenlernen... Alle gleichzeitig?

00:03:41: Alle gleichzeitig!

00:03:42: Also anstatt in einzelne Referate reinzugehen, hatte gesagt okay das mache ich in Einwahrplatsche.

00:03:48: Ich habe nicht so viel Zeit und das Meeting war dann so ausgestaltet dass alle Referatsleiter persönlich in einen Raum mussten und ihr Referat irgendwie in einer Minute oder maximal drei Minuten vorstellen müssen und während der die Führungskraft anredete mussten sich alle Online dazuschalten die in diesen Referater zu zugegen waren.

00:04:11: Also damit der Staatssekretär ein Bild davon hatte, wer da alles arbeitet hat sich natürlich jede einzelne Person gemerkt und auch mit dem Namen benannt.

00:04:19: Und du musst dir vorstellen dass das dann Tour de Tabelerei rumringen und jeder irgendwie was vom Leder gerissen hat wie toller ist und wie toll sein Referat ist.

00:04:28: und gerade die kleineren Referate waren schnell durch und die größeren mussten dann bisschen ausholen.

00:04:34: aber es war extrem skurril und die Zeit wurde maximal gerissen.

00:04:40: Ich glaube, es war für neunzig Minuten angesetzt und nach, ich glaube, sechzig Minuten musste der Staatssekretär auch weg.

00:04:47: Und die Runde ging dann fröhlich weiter, aber der Staatsssekretäre war gar nicht mehr da.

00:04:51: Also total irre gewesen!

00:04:53: Ja, das ist in neunzehn Folgen, glaube ich gerade die Einprägsamster-Anekdote stark.

00:04:59: Danke fürs Teilen!

00:05:00: Was macht denn für dich ein richtig gutes Meeting aus?

00:05:02: Weil – ich vermute – auch da gibt's bei euch gute Meetings.

00:05:07: Tatsächlich, ich glaube da gibt es auch einige Vorredner die auch sagen dass das wichtig ist für ein Meeting einen Ziel zu formulieren.

00:05:15: Also wo will ich denn mit diesem Meeting hin?

00:05:18: Gibt's vielleicht andere Möglichkeiten zu informieren oder irgendwie Entscheidungen einzuholen wenn es jetzt nicht notwendig ist?

00:05:26: und dann muss ich halt gucken wen hole ich dazu?

00:05:28: wer ist dafür notwendig?

00:05:29: kann ich vielleicht auch Dinge selbst entscheiden?

00:05:31: im kleineren Kreis ist einem one-on-one vielleicht auch sinnvoll um Sachen zu teilen.

00:05:38: Also einmal ist das Ziel wichtig.

00:05:40: Was will ich erreichen?

00:05:42: Wie wird das Ergebnis gesichert, wie kann ich danach weitermachen?

00:05:46: und dann auch dass jeder zu Wort kommt.

00:05:51: Die lauten immer schnell und viel reden sondern auch die leisen gehört werden und die irgendwie aus der Reserve gelockt werden weil die haben meistens die besten Ideen.

00:06:00: Ja auf jeden Fall bestimmt!

00:06:03: Thema Gesetzgebung, das ist ja in so einem Ministerium durchaus mal Thema.

00:06:07: Wenn du ein Meeting-Gesetz einführen dürftest, dass am Morgen für alle gilt, welches wäre es?

00:06:13: Darf ich drei nehmen?

00:06:14: Oder

00:06:15: ich kann das auch unter Gliedern in mehr oder paar Jahren?

00:06:17: Nein, nein!

00:06:18: Dann darfst du drei, weil... Ich vermute da steckt viel Vorbereitung drin.

00:06:23: Also hau mal raus!

00:06:25: Als erstes kein Tote-Table mehr also nicht mehr alle in einen Raum fährchen und jeder erzählt was er letzte Woche gemacht hat.

00:06:33: Das muss man nicht haben, weil entweder ist es so wichtig dass ich da irgendwie mit der E-Mail informieren kann oder ich kriege das allein schon mit.

00:06:41: Dann gerne keinen Meeting länger als dreißig Minuten also wirklich eine harte Zeitbegrenzung, denn wenn ich in einer halben Stunde nicht schaffe dann schaffte ich auch nicht nach Stunden.

00:06:51: und ich habe oft auch Meetings mit so externen Firmen die zum Einkommen klingen putzen wollen ... sich vorstellen und mit mir über Strategien, ... ... auf zwanzig-dreißig reden.

00:07:03: Und da gebe ich immer schon einen Zeitrahmen von ... ... dreißig Minuten vor, ja wir brauchen aber zwei Stunden... ... und dann sage ich auch wenn das in dreißigen Minuten ... ... nicht schafft für mich was zu verkaufen ... ... dann schaffst du es auch nicht in zwei Stunden!

00:07:13: Ja.

00:07:14: Deswegen, dreizehn Minuten finde ich nur angenehme Zeit,... ... die kann man noch einhalten und da kommt er noch zum Ergebnis.

00:07:20: Ich habe's jetzt in diesem Jahr mal ausprobiert ... ... mit einem Miete im freien Tag einer Woche.

00:07:25: Okay.

00:07:26: Da hat sich der Freitag herauskristallisiert.

00:07:29: Das muss man natürlich auch entsprechend kommunizieren.

00:07:32: Und ich habe ein sehr großes Treffer von sechzig Menschen, das ist nicht immer möglich den gleichen Tag zu nehmen.

00:07:37: aber da hab gesagt okay nehmt euch einen Tag wo ihr wirklich fokussiert arbeiten könnt und dann auch vom Meetings verschont werdet.

00:07:45: Ja

00:07:46: und das heißt jeder sucht sich diesen tag frei aus?

00:07:49: Aber cool finde ich stark den Leuten auf dass man dazu geben zu sagen hey lass es sein.

00:07:53: ja was würdest du sagen lernt man über eine Organisation wenn man nur ihre Meetings beobachtet?

00:08:01: Eigentlich lernt man die Organisation richtig kennen.

00:08:05: Man merkt auch sehr schnell, was ja für eine Organisationskultur oder was für eine Organisation Form dahinter steht.

00:08:11: also wenn es eine streng hieraschische Organisation ist dann merkt man auch schon okay der Chef sitzt am Ende des Tisches und dann geht's reihum und er ist am lautesten hat die meiste Redezeit und spielt sich das sofort bis zu den Sachbearbeitern.

00:08:27: und wenn du jetzt zum Beispiel einer Organisationsfarm Formen hast, die sehr miteinander arbeiten wie Hologratie.

00:08:36: Da sind die Meetings komplett anders gesteuert weil sie mehr auf Zusammenarbeit bauen und auch Entscheidungen in diesen Meetings hervorrufen wollen und die Ergebnisse im Vordergrund stehen.

00:08:44: Und das merkt man halt schon sieht man direkt am ersten Augenblick wenn man da in dieses Meeting reingeht oder bevor man überhaupt in ein Meeting reingeht gibt es eine Vorbereitung dafür oder gibt's eine Nachbereitung dazu?

00:08:58: dann finde ich auch, dass das Interesse und die Wertschätzung für Menschen auf einem starken Vordergrund steht.

00:09:07: Weil es gibt viele Meetings, die einfach nur rein informativ sind, die aber nichts mit Menschen zu tun haben.

00:09:14: Ich finde gerade im Meetings oder in der Zusammenarbeit steht ja ja Menschenvordergrund.

00:09:18: also muss man mit dir zusammen arbeiten wie Podcast hier zu aufzunehmen.

00:09:21: und wenn du sagst komm mach mal jetzt schnell dann kommen wir da nicht zum guten Ergebnis glaube.

00:09:27: Und ansonsten, wie steht es um die Zusammenarbeit?

00:09:31: Habe ich eher so informatorische Meetings oder ist das eher ein Workshop-Charakter?

00:09:36: kommt dann Ergebnis raus.

00:09:37: Wie mache ich die Nachbereitung?

00:09:39: Wie verfolge ich die Ergebnisse?

00:09:41: und da steht auch die Zusammenarbeiten und die Agilität natürlich auch im Vordergrund.

00:09:46: Man merkt schon, wie weit ist es fortgeschritten mit New York?

00:09:49: Stark!

00:09:50: Ja super!

00:09:51: Spannende Suchscheinwerfer

00:09:52: ne?!

00:09:53: Jetzt hast du eben schon gesagt, sechzig Leute.

00:09:55: Respekt!

00:09:56: Also dreimal Hello Agile allein in deinem Referat.

00:10:00: Wie viel Meeting ist für dich ideal?

00:10:03: In der Woche, in Stunden und Anzahl.

00:10:06: Die Metrik darfst du selber setzen.

00:10:09: Es kommt darauf an... Beraterantwort.

00:10:13: Ja tatsächlich.

00:10:15: Es kommen auch auf die Rolle, an die man inne hat.

00:10:17: ... ist ja IT-Referat, die haben ja viel auch mit Technik zu tun.

00:10:23: Die haben dann oft einen Tunnelblick und wenn du dir den rausreißt mit einmal... ... fangen die nach dem Meeting nicht direkt wieder an und machen da an wo sie aufgehört.

00:10:31: Ja sehr knapp Prinzip!

00:10:34: Wieder einarbeiten und deswegen scheue ich mich da auch davor, möglichst viele Leute einzulernen.

00:10:40: Und für mich persönlich als Führungskraft ist so eine Schwelle vom twenty-fünf Prozent gut damit ich mich um strategische Themen kümmern kann.

00:10:49: Ist aktuell nicht der Fall.

00:10:51: Da sind es eher so achtzig Prozent leider, also ist noch viel Aufarbeitungszeit notwendig um da halt auch diese fünfundzwanzig Prozent dann irgendwann zu erreichen.

00:11:00: Ja aber in kleinen Schritten voran.

00:11:03: Wenn du aus einem richtendicht schlechten Meeting kommst das ist dein Tipp um wieder klarzukommen?

00:11:09: Menschen verkloppen, nein tatsächlich mal rausgehen und spazieren gehen Da irgendwie in die Ferne zu schauen.

00:11:18: und Meditation hat mir eine Session vorhin auch entdeckt, dass man mal ein Pausen durchatmet und immer zwei Minuten für sich hat.

00:11:27: Und dann noch einmal reflektiert okay was ist da gerade passiert?

00:11:31: Wie kann das beim nächsten Mal nicht nochmal passieren?

00:11:36: Das sind so die Dinge, die man nutzen kann um... abzuschalten und sich auf die nächsten Sachen vorzubereiten.

00:11:43: Und vielleicht auch nochmal das Meeting nachzubereiden, was ist da gerade passiert?

00:11:46: Ja stark!

00:11:49: Jetzt haben wir schon ganz viel über skurriles und schlechte Meetings gehört.

00:11:53: Was würdest du sagen warum sind Meetings besser als ihr Ruf?

00:11:58: Ich finde Meetings haben einen ganz wichtigen Aspekt den oft vergessen wird... Die soziale Interaktion.

00:12:05: also dass Menschen sich treffen es ja so ein ureignes Ding was aus der Uhrzeit kommt Und da müssen sich Menschen einfach begegnen und zusammenarbeiten auch, ob sie wollen oder nicht.

00:12:18: Und dieser soziale Aspekt den kriegst du nicht mit durch die E-Mail raus.

00:12:22: Man liest immer mehr zwischen den Zahlen, denn es ist aus Versehen vielleicht mal was großgeschrieben, dann heißt er gleich okay, du hast mich angebrüllt!

00:12:29: Oder entschätzt genauso ne?

00:12:31: Machst du eine Emotie hinterher.

00:12:32: wie ist der denn jetzt gemeint?

00:12:33: also wenn ich dir einen Herzchen schenke das ist wahrscheinlich anders als ich's gemeint hab Und da ist es wichtig, sich auch mal zu treffen.

00:12:43: Sich gemeinsam auch zu tauschen und dann eine Mimik und die G-Stick von dem Gegenüber auch zu sehen... ...ist das jetzt angekommen?

00:12:49: Stehst du auf Kritik?

00:12:52: Dann lass uns drüber reden!

00:12:55: Diese Asunkrone Kommunikation, die du mit Chats oder mit E-Mails hast, kann das nicht leisten.

00:13:01: Deswegen ist es auch wichtig, da sich auch einmal zu begegnen.

00:13:06: Danke.

00:13:07: Hast Du einen Meeting Heck?

00:13:09: einen kleinen Tipp oder Trick, den du mit uns teilen möchtest?

00:13:14: Kunstpausen.

00:13:18: Kunstpausing sind enorm... Also ist für mich ein sehr guter Hack einfach auch um Themen abzuschneiden und sich auf andere Themen zu fokussieren also die nächsten Themen besonders wenn es Kontroverse Themen sind oder die jetzt irgendwie nichts miteinander zu tun haben.

00:13:34: Einfach wirklich dreißig Sekunden, um einfach mal zu schweigen.

00:13:38: Man merkt es auf ein bisschen Verunsicherung.

00:13:39: der Mensch, der mag irgendwie Pausen nicht so und dann merkst du, wie sie unruhig werden?

00:13:44: Und dann kann zu starten.

00:13:44: okay, die fokussieren sich jetzt auf neues Thema.

00:13:48: Kann zu weitermachen.

00:13:50: Ansonsten finde ich's auch wichtig, nicht immer den gleichen Raum zu benutzen.

00:13:55: Bei virtuellen Räumen ist es ein bisschen schwieriger und kann vielleicht auch mal andere Sachen als Zoom nutzen, vielleicht auch WebEx damit man mit den Sachen gut zurechtkommt.

00:14:05: Aber ich habe die Erfahrung gemacht, dass Raumveränderungen und Sitzordnungsveränderung echt viel bringen, weil das nochmal ein anderes Bewusstsein schärft.

00:14:15: Und wir hatten früher unsere Verratzungen mit sechstisch Leuten – nicht immer.

00:14:22: ganz einfach hat mir ein Hörsaal.

00:14:25: Vorne sitzt einer, meistens die Führungskracht oder der Erführungskracht.

00:14:29: Und im Publikum sitzen die und warten darauf, dass er irgendwas erzählt und da hat ich mir mal den Spaß erlaubt oder in Heck genommen und mich einfach mal ins Publikums am Anfang gesetzt um zu gucken was passiert.

00:14:41: Ich habe gesagt okay ist eine Referatsrunde, red ich nur ich hier seid auch Referat jetzt seid ihr mal dran Erst mal für Irritation gesorgt, aber am Ende hat es einen Prozess angestoßen der jetzt mittlerweile soweit ist dass da auch mehr Interaktion stattfindet um Diskussionen was ich enorm wichtig finde.

00:15:00: Und stehen statt sitzen habe ich mir

00:15:03: nicht betrieben?

00:15:05: Ja gerade im Behörden wird ja viel gesessen und das man einfach mal aufsteht vielleicht doch durch die Gegend läuft.

00:15:11: und ein unerwarteter Beginn hatte ich auch

00:15:13: schon.

00:15:14: Stark!

00:15:15: Bevor hier gleich das im Mittagessen aufgetauscht wird, zwei schnelle Fragen machen wir noch.

00:15:21: André, welche deiner Stärken bereichern Meetings in denen du dabei bist?

00:15:28: Eine Stärke von mir ist Humor.

00:15:30: Also ich kann vielen auch ernsten Themen mit Humor begegnen und dann macht es das Ganze ein bisschen leichter zu ertragen.

00:15:39: Ironie kommt nicht immer gut an

00:15:41: oder... Scharfes Schwert hier!

00:15:43: Sarkasmus gerade im Behördenumfeld, das wird nicht immer gut verstanden.

00:15:46: Und Wertschätzung... Also ich gebe jeder Meinung Raum wenn sie konstruktiv ist.

00:15:56: Danke schön!

00:15:57: So und jetzt in die Zukunft geschaut.

00:16:01: Deine These?

00:16:02: Wie sieht Meetingkultur in fünf Jahren aus?

00:16:05: Da bin ich sehr gespannt drauf.

00:16:08: Es kommt auf ein Wo.

00:16:10: Zum Beispiel bei euch.

00:16:12: Also ich bin ja auch Teil der Gilen Coaches bei uns im Haus und ich denke, dass die Tendenz dahin geht mehr Workshops durchzuführen, damit du halt auch Ergebnisse präsentieren kannst anstatt Meetings.

00:16:27: Dass es die rein informatorischen Meetings zwar immer noch geben muss, wenn du irgendwie viel Informationen teilen musst Aber die Tendenz geht schon dahin, Posts zu kleben oder gerade in virtuellen Formaten über Standort-Entwickler auch zu arbeiten und das wirklich konstruktiv an Boards oder in Workshops dann.

00:16:49: Ansonsten deutlich kürzere Formate?

00:16:51: Ja!

00:16:52: Da

00:16:52: kommen deine dreißig Minuten aus dem Anfang wieder?

00:16:55: Also maximal dreißigen Minuten.

00:16:56: Ihr habt ja hier bei den Sessions auch maximal vierzig Minuten, dass man dann wirklich eine Zeitbegrenzung setzt da Timekeeping auch als Pflicht mit einführt ist, funktioniert auch nicht immer.

00:17:08: Und ich habe die Vision, dass es für Meetings und Besprechungen Zeitdepots pro Woche oder pro Tag geben könnte.

00:17:20: Dass man sagt okay, die Person hat jetzt noch in mehr Wochen zwei Stunden für Besprechung übrig.

00:17:26: wie kann ich sie sinnvoll nutzen?

00:17:27: Ich glaube wenn das so ein rares Gut wird dann geht man auch besser damit derzeit um.

00:17:32: Ja, auf Verknappung setzen.

00:17:34: Und wenn ich weiß... Oh der André, der hat noch eine

00:17:36: Stunde.

00:17:36: Er kennt mich ja doch aus mit

00:17:37: Verknapung.

00:17:39: Ja stark!

00:17:40: André vielen vielen Dank vor allen Dingen auch für deine Offenheit und die spannenden Einblicke.

00:17:45: Ich finde genau davon lebt das Buch dass ganz viele Menschen ihre persönlichen Erfahrungen teilen und vielen vielen dank dass du dir hier die Zeit genommen hast uns heute einen Einblick zu geben.

00:17:54: man hört es klatschen Sehr, sehr gut.

00:17:57: Ich würde sagen wir gehen jetzt in die Mittagspause und wünschen euch noch einen schönen Tag!