#17 Ein gutes Meeting ist wie ein Kinofilm - mit Jan Köster

00:00:00: Jetzt haben wir schon einige Folgen draußen und wir würden uns sehr über eine Bewertung von euch freuen.

00:00:05: Also, wenn ihr uns hier mit unserem kleinen Projekt Kill Meetings supporten wollt und ihr mögt was ihr hört dann lasst es uns bitte im besten Fall fünf Sterne da!

00:00:14: Und jetzt geht's los!

00:00:30: Herzlich willkommen zu Kill Meetnings dem Podcast zum Buch von Lutz Hüser und David Hilmer.

00:00:35: Wir tauchen in jeder Folge mit einer spannenden Person in die persönlichen Erfahrungen Tipps & Hacks rund um Meetings und bessere Zusammenarbeit.

00:00:43: Ich bin David Hilmer und spreche heute mit Jan Köster, ehemaliger Vice-President Transformation bei RTL.

00:00:49: Heute Transformationsberater und Podcast Host vom Method Montag und ein Mann der immer einen guten Rat parat hat.

00:00:58: Herzlich willkommen lieber Jan!

00:01:00: Danke für die Blumen lieber David.

00:01:02: Vielen Dank ich freue mich hier zu sein.

00:01:04: Ich habe eine erste Check in Frage für dich nämlich welche Schulnote würdest du deinem letzten Meeting geben?

00:01:10: Und warum?

00:01:11: Um meinem letzten Meeting würde ich dir gerne zwei plus geben.

00:01:15: Das war wirklich ein richtig schöner Termin.

00:01:18: Warum ging es und warum sind noch gute Note?

00:01:21: Ja, das war ein Kennlernen über LinkedIn und ich weiß nicht ob du das kennst.

00:01:25: Das ist ja häufig so eine Art, dann guckt man sich in die Augen und denkt so Boah wer möchte jetzt hier was akquirieren?

00:01:31: Aber es war ein... vorher hat sie gesagt hier guck mal dass es meine anliegen, das möchte ich gerne mit dir besprechen.

00:01:38: Das war sehr gut vorbereitet durchmoderiert.

00:01:42: Und nach zehn Minuten früher haben wir beide gesagt hey wir haben doch alles fertig denn lass uns euch jetzt jeder einen Kaffee holen!

00:01:48: Punkt Das war wirklich ein richtig schöner Termin.

00:01:51: Mega, toll so soll's sein!

00:01:53: So soll es sein.

00:01:55: Erste richtige Frage und jetzt starten wir mal in die andere Richtung Was war dein schlimmstes oder skurrilstes Meeting-Erlebnis?

00:02:02: Und was können wir vielleicht auslernen?

00:02:05: Also ich moderiere Termine schon seitdem ich sechzehn bin in der Jugendarbeit.

00:02:10: Deswegen musste ich wirklich mal ganz kurz so energen und hab mir überlegt was war dann wirklich das Schlimmste wo ich komplett rausgeflogen bin?

00:02:16: und dass war im Corona und ich weiß nicht wie du den hört dran erinnerst.

00:02:20: das war ja so.

00:02:21: die ersten leute finden raus.

00:02:22: wie funktionieren online termine?

00:02:24: wie moderierst du die?

00:02:25: wann ist kamera an wann es kamer nicht an.

00:02:28: Und das war genau der moment dass ein kollege die kamera die ganze zeit aus hatte, bis sie anmachte mit einem ganz komischen virtuellen hintergrund unterstellte den laptop auf den boden.

00:02:40: Und vielleicht kannst du dir jetzt schon vorstellen, wo gehst du mit deinem Laptop hin?

00:02:43: Wenn du ihn vermeintlich mit ausgeschalteter Klammerer auf den Fußboden vor dich stellst.

00:02:48: Mit hochgeklappten... Deine Lache verrät's schon!

00:02:52: Denn der etwas älter Herr machte seine Hose auf, zog sie sich runter und setzte sich dann wie man gesehen hat auf die Toilette in dem Termin.

00:03:01: Und es war so, dass ich dachte um Gottes Willen was ist hier los in diesem Termin.

00:03:07: Ich habe ihn nicht mal schnell genug rausschmeißen können und das hat jeder im Termin mitbekommen.

00:03:11: Es wurde nicht angesprochen?

00:03:12: Du hast den einfach direkt raus.

00:03:13: Es

00:03:13: wurden nicht angesprochen!

00:03:14: Es haben sehr viele Leute... Also man sah halt, dass jeder es gesehen hat und auch jeder diesen äußerst guten Blick auf alles was man sehen konnte.

00:03:26: Der skurrilste Moment in dem Termin, weil alle einfach so getan haben als wenn es nicht passiert ist.

00:03:30: Aber jeder hat's mitbekommen.

00:03:32: Ich erinnere mich auch noch an einen Termin in Corona und wir haben sehr früh darauf Wert gelegt dass die Leute ... ihre Kameras anmachen, weil am Anfang war das ja auch noch so was... ... so etwas Unangenehmes.

00:03:45: Soll man jetzt Kamera an oder aus machen?

00:03:47: Die ist denn das und so völlig unbegründet wenn man auf heutige Sicht drauf schaut.

00:03:52: Und dann habe ich das auch angesprochen.

00:03:53: und dann kam raus Ja es haben leider nur irgendwie fünf Leute aus der Mietingende Kamera.

00:03:58: Alle anderen haben leider noch keinen Endgerät mit einer Worldcam.

00:04:01: Also schon krass wo man dann auch irgendwie anfangen musste.

00:04:05: Das ist doch nicht langen.

00:04:07: Und für mich verhaltset dies Learning daraus, dass wir immer gesagt haben Verhaltet euch in online Terminen genauso wie in einem Präsentstermin.

00:04:15: Ihr kommt genau so pünktlich und bringt nicht das Cafeteriaessen mit.

00:04:19: Du bist genauso vorbereitet.

00:04:20: Nein du machst auch nicht nebenbei die Wäsche oder sonst was sondern du bist mit Fokus da Und du gehst auch nicht mit all deinen Kollegen auf Klo.

00:04:28: Ja Du gehst genau wie im anderen Termin einfach Ich bin gleich wieder da Gehst kurz

00:04:33: Was macht für dich ein richtig gutes Meeting aus?

00:04:36: Ein richtig gutes Meeting ist, wenn ich danach mit mehr Energie rausgehe als ich reingehe.

00:04:42: Und das heißt gar nicht irgendwie.

00:04:43: ein Meeting kann anstrengend sein können aber dass man denkt hey das hat sich gelohnt wir sind hier richtig vorangekommen.

00:04:51: deswegen würde ich wirklich sagen so wenn ich mit mehr energie herauskomme als ich rein gehe und es kann aus einem sehnen wir richtig gute ergebnisse haben.

00:04:57: ja also vielleicht von der konzentration an streng war habe ich mit den Ergebnissen sehr zufrieden bin.

00:05:02: okay Und wenn du Macht hättest, noch mehr Macht als du jetzt gerade hast.

00:05:06: Noch mehr Macht!

00:05:07: Wenn du ein Mietingesetz einführen dürftest das ab morgen für alle gilt was wäre es?

00:05:13: Komm nur wenn du vorbereitet bist also wirklich sonst sag den Termin ab.

00:05:18: aber was ich hasse?

00:05:20: Also wirklich, ich bin mit dem Wort sehr, sehr vorsichtig.

00:05:24: Aber ich hasse Termine wo Leute sitzen und dann schnell noch irgendwas lesen oder so tun als hätten sie die vorbereitenden Präsentation gelesen.

00:05:32: oder auch als Vice-Präsident wenn uns was präsentiert werden sollte und man denkt so du hast dir keine fünf Minuten Zeit genommen um dir eine Storyline zu überlegen die Sachen auf die Chats bringen Entscheidungsvorlagen Dann komm nicht!

00:05:44: Da machen wir das den Termin nicht.

00:05:46: Und weil das ist so, das ist respektlos eingegen.

00:05:49: Und deswegen ich sage auch wenn ich merke Ich bin nicht gut genug auf den Termin vorbereitet dann sag' ich ihn einfach ab Dann mach' ich ihm nicht.

00:05:55: Ihr findet es ein tolles, einen tollen Gesetzesentwurf Wo ich ein großer Fürsprecher wäre Aber wo ich auf jede Strafzelle kassieren würde glaube ich

00:06:04: Ja aber weißt du Wir haben das denn auch schon als Methode gemacht Das wir gesagt haben Okay Ist jeder hier gut vorbereitet?

00:06:11: Habt ihr das Gefühl dass wir jetzt los sind?

00:06:13: Nein Und dann machen wir die ersten zehn Minuten.

00:06:15: Wir lesen erst nochmal alle Dokumente, die wir dafür brauchen.

00:06:19: Ich glaube Amazon hat das mal eingeführt und das haben wir bei einigen Runden wo wir einfach wussten dass wir nicht hatten immer eingeplant.

00:06:26: Sie gesagt haben die ersten sieben Minuten nehmen wir um noch einmal voll in den Themen einzusteigen.

00:06:31: Das finde ich auch je nach Meeting gar nicht so schlecht.

00:06:33: Wir hatten eine Zeit lang irgendwie Montags morgens unser OKR Weekly also wo wir wöchentlich auf unsere Ziele geblickt haben und wenn du halt Montagsmorgen zum neun Uhr damit anfängst Dann haben das vielleicht ein paar am Freitag vorbereitet.

00:06:44: Die anderen kommen früher auf die Arbeit und haben das vorbereitet, aber oft ... Wenn nicht alle gleichermaßen vorbereitet sind, dann macht's halt keinen Spaß.

00:06:53: Ja, total.

00:06:54: Was würde man über eine Organisation lernen, wenn man nur ihre Meetings beobachten würde?

00:07:01: Ich würd sagen alles.

00:07:02: Also so eine Muting- ... Da drin in Meetings, da sieht man ja die komplette Kultur einer Organisation.

00:07:09: Also für mich begibt sich ja die Kultur immer aus drei Säulen – Arbeitsmittel-, Arbeitsweise-, Arbeitsorten.

00:07:16: Du kannst da drinnen sehen wie sind die Räume ausgestattet oder wie werden virtuelle Räime genutzt?

00:07:22: Dann geht es darum welche Technik wird eingesetzt.

00:07:27: Wie advance ist die Organisation, was KI mit Schriften angeht?

00:07:30: Jetzt gerade Kameras.

00:07:33: Wie werden die Räume gestaltet?

00:07:34: Die Meeting-Räume?

00:07:36: werden Kollegen, die remote arbeiten, mit in den Kreis gesetzt oder sind sie irgendwo am Rand... Ich finde darüber kannst du eigentlich alles sehen.

00:07:44: auch gibt es feste Sitzplätze.

00:07:46: also ich komme ja aus einer Verlagskultur und ganz ursprünglich als ACB, als ich da angefangen habe war so wenn Du in die Redaktionskonferenzen gegangen bist.

00:07:56: Da war das feste Besitzplatz und umso wichtiger du bist, umso näher sitzt du an dem Mitte des Tisches.

00:08:01: Und umso unwichtiger du bist und so weiter hinten bist du.

00:08:04: Ach krass!

00:08:04: Wenn Du in diese Termine beobachtet hast... Das sieht man heute noch.

00:08:07: Wo sitzt die Führungskraft?

00:08:09: Sitzt sie in der Mitte?

00:08:11: Ist es ein Stuhlkreis?

00:08:12: oder wie funktionieren die Termine und die Organisation dieser Meetings?

00:08:17: Gibt es jemanden, der moderiert, der facilitiert?

00:08:20: Da kann man so viel draus lesen.

00:08:22: Deswegen wenn wir in die Organisationsentwicklung gehen Dann mache ich erstmal ganz viele Termine mit und guck mir an wie funktioniert eigentlich die Organisation.

00:08:29: Das kann aus sein, ist es akzeptiert nebenbei am Handy zu spielen?

00:08:33: oder heißt das Handys liegen alle vor uns umgedreht?

00:08:37: Und wenn mal jemand anruft dann werden wir schon merken

00:08:43: was würdest du sagen?

00:08:45: warum sind Meetings besser als ihr Ruf?

00:08:50: Ich glaube weil man.

00:08:52: in einer immer komplexer werdenden Welt ist es total wichtig, dass wir die Experten zusammenbringen und dafür funktionieren Meetings.

00:08:59: Indem wir will ich als Menschen unsere individuellen Stärken zusammenbringen in einen Top-Schmeißen und gemeinsam Lösungen erarbeiten.

00:09:07: Und das kannst du nur in Meetings!

00:09:09: Das passiert nicht per Zufall weil sich alle Leute irgendwie treffen sondern dafür braucht es ein Rahmen wo alle vorbereitet kommen und gemeinsame an einem Problem arbeiten.

00:09:19: Sie sind besser wenn sie gut durchgeführt sind wenn man die richtigen Methoden hat, die richtige Experten und auch den richtigen Ort dafür.

00:09:27: Egal auf virtuell oder in

00:09:28: Präsenz.".

00:09:29: Und das haben wir ja leider oft genug dann irgendwie nicht irgendwo.

00:09:31: scheitert es denn hier und da?

00:09:33: Jetzt nehmen wir mal an du kommst aus einem Meeting, dass richtig schlecht war, dass dir keine Energie gegeben hat sondern Energie gesaugt hat... Was ist dein Tipp um wieder klarzukommen?

00:09:43: Atmen!

00:09:44: Das hört sich so leicht an aber ich glaube wie beide waren bei New York Masterskills und haben da gemerkt was macht eigentlich Atmung aus?

00:09:52: Deswegen bewusste Atemübungen.

00:09:54: Es gibt ja auch Meetings, die einfach eingeschlefert haben, wo man sich danach gerade macht und bewusst atmet, Fenster auf und so ein bisschen wieder wach wird oder wenn man sich vielleicht ein bisschen doller aufgeregt hat in dem Termin einmal atmet um herunterzukommen den eigenen Pult zu kontrollieren.

00:10:09: das mache ich tatsächlich total häufig mit meiner Apple Watch um ein bisschen einmal Energielevel kurz ein bisschen runter Und jetzt können wir direkt rein.

00:10:18: Deswegen, wenn Meeting zu viel Emotionen hervorgerufen hat oder zu einschläfern war, bewusstes Atmen und ein bisschen Luft.

00:10:25: Okay, okay, verstehe ich.

00:10:30: Was ist der wertvollste Meeting-Hack den du uns heute mitgeben kannst?

00:10:35: Aus all deiner Erfahrung seitdem du mit sechzehn Jahren das erste Meeting ging für dich?

00:10:40: Ich hab ja versucht ... die meine so... Sieben Jahre ein Podcast nur mit Methoden für Meetings und Workshops und Retrospectiven.

00:10:53: Und ich habe mich wirklich gefragt, was ist denn dieser eine Methode oder dieser eine Hack?

00:10:58: Für mich ist es das bewusste Fragen – Was war in diesem Termin gerade das Wichtigste für dich?

00:11:05: zum Abschluss, dass jeder nochmal zu Wort kommt.

00:11:07: oder deine größte Erkenntnis aber wirklich eine gute Checkout-Frage, wo gesagt wird, was war grade das Wertschiffensste für Dich So dass jeder mit einem guten Gefühl rausgehen, der die Zeit war gut investiert.

00:11:18: Ich habe ein Learning.

00:11:19: Ähm ich kann nochmal alles sagen es gibt einen bewussten Checkout weil wie häufig passiert ist das man aus Meetings einfach aufspringen und die Leute wuseln auseinander und da sind noch so lose Fäden.

00:11:30: deswegen ein bewusster Check out Mit.

00:11:33: was war deine größte Erkenntnis in diesem Termin?

00:11:35: Mega, find ich super.

00:11:36: Vor allen Dingen auch weil das ja nicht nur mir selber hilft nochmal mich zu erinnern.

00:11:40: ah okay meine größte Erkenntnis war jetzt A sondern auch von jedem anderen zu hören was waren deren Erkenntnisse?

00:11:47: und kann ich da vielleicht auch noch etwas rausziehen?

00:11:49: Weil vielleicht war eigentlich die ganzen neunzig Minuten mit meinem Kopf am Board Toller Tipp!

00:11:55: Was würdest du sagen?

00:11:56: wie viel Meetings pro Woche oder generell wieviel Meeting ist für dich ideal?

00:12:01: So viele also?

00:12:03: jetzt kommt wieder so eine richtige Coach-Phrase So viele wie nötig, so wenig wie möglich.

00:12:08: Aber das kann man glaube ich nicht verallgemeinern weil das würde so ein bisschen in den Grundsatz sprechen wie ich mit Leuten arbeite.

00:12:14: Ich glaube so viele Meetings wie Menschen brauchen also die Experten um gemeinsam Probleme zu lösen.

00:12:22: Man sollte sich immer fragen ist es tatsächlich so dass wir jetzt gerade eine Riesenorganisation brauchen die alle gemeinsam in dem Termin sitzen?

00:12:29: besonders bei Remote-Terminen neigen ja Kollegen dazu Riesenrunden einzurufen Besonders in Organisationen, die in Unterlass sind.

00:12:38: Wo immer mehr Leute und dann sitzen da dreißig-vierzig Leuten, dann würde ich sagen das ist viel zu viel.

00:12:43: Also fragt euch wirklich ist jeder in dem Termin wichtig um das Problem zu lösen oder um dieses Update zu bekommen?

00:12:50: Ich glaube wenn du über fünfzig Prozent einer Zeit in der Woche im Meetings bist, dann solltest du dich wirklich fragen Ist das nötig?

00:12:57: also brauche ich das.

00:12:58: für meinen Job als Agile Coach würde ich sage Du wahrscheinlich eher siebzig Prozent deiner Zeit im Meetings, weil das dein Job ist dafür zu sorgen dass die gut funktionieren und da die Leute gut zusammenarbeiten.

00:13:10: Wenn unser Fördner der auch ein extrem wichtiger Mitarbeiter in der Kampagne war.

00:13:16: Fünfzig Prozent seinerzeit im Meetungsfall würde ich sagen Ich glaube da ist irgendwas im System falsch.

00:13:21: deswegen frag dich mal jeder selber wie viel Zeit musst du eigentlich da sein?

00:13:25: Okay gute Antwort jetzt habe ich Intro noch vergessen, du bist nicht nur Podcast-Source von mit Ton Montag sondern auch vom Podcast die Profiler und bist ein ganz erfahrener Stärkencoach.

00:13:38: Deswegen ist diese Frage natürlich auf dich zugestitten welche deiner stärkenbereich an Meetings in denen du dabei bist?

00:13:49: Tatsächlich würde ich sagen es gibt zwei stärken die ich in Meetings mit reinbringen.

00:13:54: zum einen Ich bringe wirklich einen bunten Methodenkoffer mit, egal ob die Leute ihn mögen oder nicht.

00:14:02: Um Meetings effizienter zu machen und... Oder auch ein bisschen spaßiger!

00:14:08: Dieser Grundgedanke im gutes Meeting sollte so sein wie in Kinofilm.

00:14:11: Da gehe ich freiwillig rein und freue mich und gehe auch wieder gut gelaunt raus.

00:14:15: Und meine persönliche Stärke wenn ich mit arbeite ist dass sich dieses Thema einfach gut verstehe und schnell Zusammenhänge erkenne und relativ schnell auf den Punkt bringen hat wie jede Stärke in der Schattenseite.

00:14:27: So, als Stärkencoach muss ich auch das immer sagen... Ich kann Leute mit Methoden überfordern und sagen, ich möchte jetzt aber unbedingt noch Methode XY machen.

00:14:34: Und ich glaube, dass habe ich ganz gut im Griff was eine Schattenseite von dem System verständnis ist.

00:14:40: Manchmal verstehe ich auch ein System schneller als die Leute sonst im Raum und überfordere andere damit weil ich sage wieso?

00:14:46: Die Lösung liegt doch da schon.

00:14:48: Da ist für mich immer die Leute einmal in Ruhe mitnehmen.

00:14:51: Sehr schön!

00:14:52: Vielen lieben Dank Jan Köster für diese vielen Insights.

00:14:56: Ich hab ganz viel mitgenommen und da waren ganz, ganz viele Zitatfähige und Zitatwürdige Aussagen dabei.

00:15:03: Ganz cool!

00:15:04: Wer sich mit dir vernetzen möchte, Jan ist auf LinkedIn ganz aktiv.

00:15:08: Sucht einfach mal nach Jan köster und dann habt ihr auf jeden Fall immer was Gutes in der Timeline, was euch ein Stück weiter bringt.

00:15:14: Vielen Dank und bis dahin tschau.