#18 Die Two Pizza Rule und andere Meeting Hacks - mit Gabriel Rath

00:00:08:

00:00:16: Herzlich willkommen zu Kill Meetings, dem Podcast zum Buch von Lutz Hüser und David Hilmer.

00:00:21: Wir tauchen in jeder Folge mit einer spannenden Person in die persönlichen Erfahrungen, Tipps und Hacks rund um Meetings und bessere Zusammenarbeit.

00:00:30: Ich bin David Hilmar und spreche heute mit Gabriel Rath, dem Host vom New Work Chat Podcast und Experten für Storytelling in der Arbeitswelt.

00:00:37: Wir haben schon ganz oft miteinander gesprochen über die unterschiedlichsten Themen.

00:00:41: Heute knack ich um das Thema ... Meetings und bessere Meeting-Kultur.

00:00:46: Hi Gabriel!

00:00:47: Und damit freut mich wieder dabei zu sein.

00:00:49: Schön, dass wir uns mal wieder hören, Mensch Ich habe eine Check in Frage dabei für dich.

00:00:54: Und zwar Welche Schulnote würdest du deinem letzten Meeting geben?

00:00:58: Und warum?

00:01:00: Sechs

00:01:02: Endlich sagt's bei einer.

00:01:03: Ich hatte schon so viele Leute

00:01:04: die alle zwei, zwei

00:01:05: Pläne...

00:01:06: Nee weil es nicht geplant war und manchmal ist das ja ganz schön spontan zu sein.

00:01:10: aber wenn dann einfach Leute so in den Büro reinstürmen und das Meeting eröffnet, von dem du gar nicht weißt, dass es seines ist.

00:01:19: Das geht selten gut.

00:01:20: Das ist meistens schwierig weil es dann kein Ziel gibt was man erreichen kann.

00:01:25: Es ist da meistens eine irgendeine strukturierte oder unstrukturierte Plauderei und das mag ich einfach nicht.

00:01:32: Da komme vielleicht auch noch mal dazu was ich mag und was sich nicht mag aber Ich finde es immer ganz gut, weil man vorbereitet ist.

00:01:39: Sehr gut!

00:01:40: Okay du senkst den Notendurchschnitt auf jeden Fall.

00:01:43: wenn dieser Podcast eine Klassenarbeit

00:01:45: wäre dann wäre jetzt die Durchschnittsnote

00:01:46: schlechter.

00:01:47: wir bleiben bei schlechten Meetings.

00:01:49: wie oder?

00:01:50: was war dein schlimmstes Erlebnis?

00:01:52: Oder ein skurrielses Erlebnes rund um Meetings?

00:01:55: und was können wir daraus lernen?

00:01:57: Naja wir hatten uns ja lange immer getroffen für unsere Meetings.

00:02:01: da habe ich natürlich auch tausend Gedanken und Erinnerungen.

00:02:05: Interessant war es dann ja, als wir uns in die Remote-Welt begraben.

00:02:10: Und interessant daran war besonders die erste Zeit fand ich, als das so ein bisschen neu für uns alle war.

00:02:16: Zumindest dass wir uns dann alle so in diesen Kästchen wiederfanden das eben ja auch von zu Hause.

00:02:23: Und wir haben ja alle so ein bisschen die Welt der anderen, die private Welt der Anderen mitbekommen.

00:02:28: und ich als Vater von drei Töchtern hatte natürlich dann auch die Herausforderung, als es Homeschooling gab, die Kinder immer vom Bildschirm wegzuhalten.

00:02:35: Du erinnerst dich vielleicht einen halben Jahr oder so davor gab's diese berühmte Szene mit diesem BBC Reporter wo das Kind reinläuft?

00:02:43: Wir alle drüber gelacht haben!

00:02:44: Das war ja dann irgendwann normal.

00:02:46: aber es ist einmal bei mir so'n bisschen eskaliert als sich in einem relativ wichtigen Business Meeting war und dann meine älteste Tochter, die klopfte dann immer schon.

00:02:54: Und ich hab das dann so ignoriert und irgendwann kam sie rein und... Ich saß mal so haut mich von der Seite an.

00:03:00: Ich hatte es immer noch ignoriert weil ich einfach so straight zum Bildschirm geguckt habe und weiter auch gesprochen habe und dann mit einem kommt sie rein ist auch voll zu sehen und maut mich an Papa wo ist da scheiß Ladegerät?

00:03:14: Und das hat natürlich mich erst mal geärgert, aber dann eigentlich für Lacher gesorgt und war dann auch so ein Meme bei uns in der Firma.

00:03:22: Das war in dem Moment natürlich sehr unangenehm.

00:03:25: heute lacht man drüber.

00:03:27: Ich hatte auch noch ein anderes Erlebnis was offline stattgefunden hat, was auch skurrierend und ein bisschen unangêniem für mich war in diesem Fall.

00:03:34: Und zwar habe ich ja mal hier in Rostock wo ich bin als Marketing-Mensch Bank hier bei der Regionalen Bank gearbeitet, war der Ostseesparkasse und da haben wir eine Filiale in der Zukunft geplant.

00:03:45: Das war also ein großes Haus mitten in der Fußgängerzone hier und ein altes Haus.

00:03:49: und dann haben wir uns überlegt was auf welche Etage stattfinden soll.

00:03:53: ganz viel Gehünschmalz reingesteckt und dann große Elefantenrunde mit dem Vorstand an einem langen Roundtable im Vorstandsbereich alle noch einen Anzügen.

00:04:01: das war so zwei siebzehn und ich habe zu der Zeit meine ersten Podcast gehört.

00:04:05: Ich hab ja zwei achten angefangen und siebzen schon so fleißig gehört.

00:04:07: Was gibt's denn so?

00:04:08: Und da hab ich so einen Podcast gehört von Christian Bischoff.

00:04:11: Ich weiß ja, ob du den kennst?

00:04:12: Der macht so Mindset und Motivationen und so Themen.

00:04:15: Da war zu der Zeit schon relativ weit vorn und den habe ich so gehört... Als dieses Meeting läuft und relativ angespannt gerade war, weil es ging um Kosten.

00:04:25: Und wird das was?

00:04:26: Der Vorstand war ziemlich generfaisig.

00:04:28: noch geht mein Handy an auf laut mit diesem Podcast und der Christian Bischoff sagt du musst nur an dich selbst klopfen gibt niemals auf!

00:04:36: Das war super unangenehm, ich bin dann hin.

00:04:39: Kennst du das, wenn dein Handy angeht mitten im Meeting und es ist so unangenehm?

00:04:43: Weil du bist ja derjenige.

00:04:44: Und dann kam auch noch diese Stelle und dieser Typ... ...und dann hat er vorstand irgendwie noch so gemeint, Herr Rathas ist ja wieder typisch oder... ...daumen Sie mal dran, dass sie's schaffen!

00:04:51: Vielleicht wirds ja noch was bei Ihnen also.

00:04:53: Das war ziemlich unangenergenehm weiß ich noch.

00:04:55: Oh, das

00:04:55: kann ich mir sehr gut vorstellen.

00:04:57: Dann machen wir mal den Drehen beim Spiel rum.

00:04:59: Was macht denn für dich ein gutes Meeting aus?

00:05:02: Ja schön ist natürlich, wenn man weiss, dass es eins geben wird.

00:05:08: Also ich habe nichts gegen einen spontanen Plausch an der Kaffeemaschine oder, ähm... ...oder ich rufe dich mal kurz an wenn ich eine Frage hab.

00:05:14: Ja aber ein Meeting ist ja nochmal was anderes als ein Serendipity-Austausch irgendwo, ja?

00:05:20: Sondern es geht ja darum wir haben irgendwas vor und wir brauchen diesen Austausch um irgendwas zu klären.

00:05:24: also Ich mag's eigentlich wenn es eine Einladung gibt ne rechtzeitige Und nicht nur irgendwie nachher, sondern möglichst langfristig.

00:05:32: Ich mag wenn es eine Klarheit gibt über die Art des Meetings also wird irgendwas entschieden, wird nun mal so locker gebrainstormt.

00:05:37: Also wo zutreffen wir uns?

00:05:39: Das kennen wir ja auch aus Holocracy.

00:05:41: da gibt's dann so tactical Meetings und die haben ja so richtige Meetingtypen.

00:05:45: Also mir reicht das schon wenn ich so ungefähr ne Ahnung hab was für ein Meeting wird dass.

00:05:49: Dann würde ich natürlich auch gerne mich darauf vorbereiten.

00:05:55: gerne irgendwie was beitragen, wenn ich schon dabei bin.

00:05:58: Ich hätte gerne Agenda und das finde ich auch immer ganz schlimm, wenn dann so Meeting-Einladung kommen und ich da nochmal nachfragen muss und dann gibt es vielleicht gar keine Agenda.

00:06:06: also hat man sich manchmal nur gar keine Gedanken gemacht.

00:06:09: Agenda wäre gut ein Ziel wäre gut.

00:06:11: also womit wollen wir rausgehen?

00:06:13: Das sind die Dinge, die vorher mir wichtig sind.

00:06:15: währenddessen sind auch so zwei drei Dinge wichtig.

00:06:18: Da hab ich mal von Jeff Bezos diese zwei Regeln gelernt und versuch die auch irgendwie zu beherzigen, das eine ist ja dieses Silent Reading Phase am Anfang.

00:06:26: Das heißt er hast ja Powerpoint und sagt ja am Anfang gibt es ein Dokument was alle lesen und sind dann auf dem gleichen Stand und reden dann über ein Thema und haben's auch kurz verinnerlicht.

00:06:37: sie nehmen sich dann wirklich auch zehn Minuten oder fünf Minuten Zeit.

00:06:40: Und das andere ist die Two Pizzarole das heißt nie mehr Leute einladen als die sich dann irgendwie zwei Pizzen teilen würden, weil sonst ist Elefantenrunde und kostet ja vor allen Dingen auch extrem viel Geld.

00:06:51: Was mir währenddessen noch wichtig ist bei Meetings, dass es eine psychologische Sicherheit gibt – die wünscht man sicher immer im Unternehmen.

00:06:59: aber wenn's die Meeting nicht gibt, dann hast du das was in diese alten Sparkassenwerbung der Fall war Wir machen das mit den Feindchen.

00:07:07: Dann wird immer zum Chef geguckt und dann wird so hin und her gelächelt, ja gesagt aber wenn du eine psychologische Sicherheit hast, dann traust du dir auch wahr, dass du sagen was du denkst oder vielleicht eine unbequeme Wahrheit auszusprechen.

00:07:19: Und ich mag es natürlich auch, wenn man die aktuellen Tools nutzt, KI-Tools um Dinge zu protokollieren

00:07:24: z.B.,

00:07:25: das finde ich auch wichtig, dass man etwas rausgeht und weiß worüber wir haben gesprochen.

00:07:30: Vielleicht muss man ja auch selber eher raus, dann hat man das.

00:07:33: Und Last but not least, dass man irgendwelche Next Steps hat ne?

00:07:37: Ein Freund von mir der hat sogar eine Firma so genannt, Next Action.

00:07:41: Es geht eigentlich immer darum was ist der nächste Schritt?

00:07:43: und so sollte es eigentlich auch beim Meetings sein finde ich.

00:07:45: Ja.

00:07:45: Und

00:07:46: sagen wir mal wenn du ein Meeting-Gesetz einführen dürftest deshalb morgen für alle gilt welches wäre

00:07:51: das?

00:07:53: Das hat mir auch mal jemand gesagt und zwar der Vorstand dieser Sparkasse bei der ich... Also wer in einem Meeting nichts mehr zu sagen hat, der kann auch rausgehen.

00:08:03: Und ich habe das ja mal beherzigt etwas später und bin dann wirklich aus einer Meeting rausgegangen und es hat für große Entrüstung gesorgt weil die sich gefragt haben wieso geht er rat wie so haut er einfach ab.

00:08:11: glaubt ihr der ist was besseres?

00:08:13: aber ich glaube wirklich wenn du nichts mehr beitragen kannst denn solltest du raus gehen weil das spart deine zeit und es spart auch die Zeit der andere.

00:08:20: Ist am Ende alles eine kulturelle Frage ne?

00:08:23: in der Kultur verankert ist, dass man einfach rausgeht.

00:08:24: Wenn man nichts mehr beizutragen hat dann ist es auch kein Problem.

00:08:27: aber ich kann mir sehr gut vorstellen.

00:08:29: das sind vielen umfeldern sehr komisch kommt

00:08:33: absolut.

00:08:33: aber das kann man ja auch vorher mal klären.

00:08:35: also dass das irgendwie eine Regel ist.

00:08:37: vielleicht ist es auf gut regeln oder guideline zu haben oder generell auch nur die leute einzuladen die das thema weiter bringen.

00:08:42: alle die nur Bescheid wissen sollen die kann man auch schon später danach informieren.

00:08:46: also ich finde das auch immer ganz schlimm.

00:08:48: wir laden den noch ein und jemand aus der abteilung muss auch noch dabei sein.

00:08:51: nur damit die irgendwie Bescheid wissen, ja dazu haben wir doch andere Tools eigentlich.

00:08:55: Denn es gibt auch sowas wie Meeting-Kostenrechner, das haben wir auch schon vor Jahren bei YouTube gesehen und drüber gelacht kann man ja mal mitlaufen lassen.

00:09:02: Absolut!

00:09:03: Was würdest du sagen was lernt man über eine Organisation wenn man nur ihre Meetings beobachtet?

00:09:10: Ich bin ja kürzlich auch in eine neue Organisation reingegangen in meiner Teilzeit.

00:09:14: Geschichte die ich ja noch habe beim COD hab ich dir vorhin kurz erzählt Und da ist es ganz interessant, wenn man dann da reinkommt und auch ins erste Meeting geht und die Kultur so ein bisschen fühlt.

00:09:25: Wie ist das hier?

00:09:26: Ich glaube, man lernt ganz viel darüber, was das mit Macht zu tun hat.

00:09:31: Wer hat das sagen?

00:09:32: Das muss jetzt nicht nur eine Person sein – das kann auch eine Rolle sein.

00:09:35: oder ist die Macht verteilt?

00:09:38: Und das habe ich natürlich in unterschiedlichen Kontexten auch unterschiedlich kennengelernt.

00:09:43: Aber diese Machtgeschichte, da hat ja auch der Kerstin Schermoli grad ein Buch drüber geschrieben.

00:09:48: Find ich wirklich sehr interessant weil das auch mit Entscheidungen zu tun hat.

00:09:51: Wer trifft im Meeting eine Entscheidung oder traut sich niemanden eine Entscheidung zu treffen?

00:09:55: Weil derjenige der die Macht hat nicht im Meeting ist, dann nimmt man etwas nochmal mit.

00:09:59: Wir können ja diese ganze

00:10:00: Floske... Ja wie heißt das Buch von Karsten Schermuli

00:10:04: Ich habe es gerade nicht vor Augen wieder Titel ist vielleicht kriegst du es parallel raus.

00:10:11: Okay, ich

00:10:12: glaube im Herbst erschienen.

00:10:13: Wir packen

00:10:13: es auf jeden Fall in die Show-Notes.

00:10:16: Mit Sicherheit hat er da auch was für den Meetings geschrieben?

00:10:21: Warum sind Meetings besser als ihr Ruf?

00:10:23: Wir haben jetzt viel das ganze Thema ein bisschen durch den Kakao gezogen aber... Was sind die Vorteile?

00:10:30: Naja, Meetings sind Räume.

00:10:33: also wir denken bei Räumen immer an physische Räime in denen Möbel stehen.

00:10:39: Seit wir uns digital treffen, haben wir ja auch diese Meeting-Rooms.

00:10:44: Wir haben einen WebEx Room und ein Google Meetroom Und es sind eigentlich zeitliche Räume.

00:10:51: Es sind auch Möglichkeitenräume in denen also wirklich etwas Neues entstehen kann.

00:10:56: Das finde ich immer das Wichtige.

00:10:57: Wenn vorher alles klar ist dann braucht man sich natürlich nicht treffen.

00:11:00: Aber wenn man die Köpfe zusammensteckt Dann hat man die Möglichkeit in relativ kurzer Zeit etwas weiterzuentwickeln und vorwärts zu bringen.

00:11:09: Und dazu braucht es aber wie gesagt eine gute Vorbereitung, auch das braucht ein gutes Kuratieren der richtigen Leute gerade wenn es um neue Themen geht.

00:11:19: Das kenne ich natürlich auch dass man überlegt, ich müsste eigentlich den und denen und denen.

00:11:24: Aber vielleicht überlegt mal wen könnte ich mal einladen?

00:11:28: Weil er hat eine gewisse Herangehensweise.

00:11:30: Der bringt eine gewissen Neugin mit, der kennt sich gut mit AI aus.

00:11:34: also Selektiert man die richtigen Zutaten, damit das Meeting auch das bringt.

00:11:40: Was man sich erhofft und dann kann da denn kann da die magic happen wie man so schön sagt.

00:11:47: Ja

00:11:48: was ist dein wertvollster meeting hack dem ein besten fall direkt mitnehmen kann ausprobieren kann nutzen kann.

00:11:58: Also es ist sehr simpel aber ich habe so gedacht Eigentlich sind meetings wie podcasts David Du solltest gut vorbereitet sein.

00:12:07: Es hilft, gute Fragen zu stellen und es ist auch schön wenn man da Ergebnis offen reingeht.

00:12:11: Wenn man also nicht seine Agenda durchdrücken will ich habe jetzt diesen Gast und ich will jetzt von diesem Gast diese Punchline oder dieses Thema genauso nochmal gesagt haben sondern wir schauen mal wohin uns das führt.

00:12:23: Ja wir sind gespannt Wir sind optimistisch dass das gut wird.

00:12:28: Diese Grundhaltung ist mir auch wichtig.

00:12:32: Ja und jemand, der bei mir ganz am Anfang mal im Podcast war, der meinte ich brauche immer einen Plan damit ich ihn verwerfen kann.

00:12:38: Und das ist ein Satz der bei mich hängen geblieben ist.

00:12:40: und so ist es auch mit Meetings.

00:12:41: Du brauchst eine Vorbereitung und dann kannst du aber von da aus auch woanders hingehen.

00:12:45: Aber wenn du diese Vorbereitungen nicht hast verschwennest du Zeit.

00:12:49: Sehr sehr schöner Satz.

00:12:52: Welche Stärken bringst du ein um Meetings?

00:12:59: die Meetings helfen, in denen du dabei bist?

00:13:03: Ich glaube Humor ist es eigentlich bei mir.

00:13:06: Also immer wenn ich mich wohlfühle, ist mein Humor-Pegel schlägt da etwas mehr aus und wenn ich nicht mich wohl fühle dann kommt da auch nichts.

00:13:14: aber das ist glaube ich was vielen Meetings gut tut.

00:13:19: Ich habe auch den Eindruck dass wir uns in Offline-Meetings also in physischen Räumen mit mehr Humor zugeht als Digitalen Meetings ist nur mein Eindruck.

00:13:31: Aber Humor hilft und ich mach dann schon gerne mal irgendwie einen kleinen Joke.

00:13:35: oder wenn ich einen Beitrag hab, dann eröffne ich den mit einer Anekdote oder eine kleine Story weil es lockert die Stimmung manchmal auf und dann fühlen sich die Leute auch gleich ein bisschen besser.

00:13:45: uns sind offener und es bricht so das Eis manchmal Und gerade zu Beginn eines Meetings isst das oft ganz wichtig.

00:13:52: Ja, ja geh ich voll mit.

00:13:55: Und jetzt lassen wir mal einen Blick in die Zukunft werfen.

00:13:57: Wie sieht Meetingkultur in fünf Jahren aus?

00:14:01: Also ich glaube halt, dass wir auf jeden Fall immer KI mit am Tisch haben werden und wir werden nicht mehr drüber reden.

00:14:11: Es wird halt ganz normal sein.

00:14:12: Wir reden ja jetzt immer noch darüber wie ist das dann mit dem Protokollieren?

00:14:17: und wie ist es denn mit dem dies und jenes?

00:14:19: und es wird irgendwann keine Frage mehr sein da werden die Meetings dann mit Sicherheit nicht nur protokolliert sondern es wird auch immer mindestens ein Agent dabei sein, der was mit reinbringt.

00:14:31: Der vielleicht sogar die Hand hebt weil er einen Widerspruch hat oder weil das anders sieht.

00:14:37: Weil er gut gepreift ist einfach.

00:14:38: Das wird glaube ich normal sein.

00:14:39: dann wird auch eine Hybridis Meeting ganz anders funktionieren.

00:14:43: es ist ja heute auch immer noch oft so dass die Leute die im Office sind.

00:14:48: Die schalten dann irgendwie ein zwei drei Leute zu die Remote sind und dann ist es immer irgendwie ein Bruch.

00:14:53: Also das ist ja nie cool und ich glaube es wird in der Zukunft, also das wünsche ich mir zumindest besser werden.

00:14:59: So dass egal wo du bist... ...dass alle irgendwie auf Augenhöhe an diese Meeting teilhaben können.

00:15:06: Ich hatte dazu auch mal so ein echt unschönes Erlebnis.

00:15:10: Da habe ich bei einer Digitalagentur gearbeitet und das war ein Schwerin und da bin ich.

00:15:15: weil wir das Meeting vor Ort hatten, bin ich dann aus Rostock extra hingefahren und jemand aus Schwerinen war dann zu Hause geblieben und nicht ins Büro gefahren, sodass alle vor Ort an ihren Rechnen hockten.

00:15:26: Und ich dann mich auch nur in den Rechner widersetzt mussten damit wir alle in dem digitalen Meeting dann waren.

00:15:32: Das finde ich einfach super nervig.

00:15:33: also das muss man sich halt überlegen wie will man's Meeting machen?

00:15:38: aber Ich glaube dass Internet wird ja auch immer schneller werden die Infrastruktur wird immer besser werden.

00:15:43: vielleicht haben wir auch irgendwann unsere Rarables unsere Brillen und können dann ganz einfach irgendwo mieten.

00:15:52: Und gleichzeitig glaube ich, dass es auch wichtig sein wird, Meetings in der Zukunft durchzuführen ohne Digitalität.

00:15:58: Mit einem weißen Blatt mit nem Flipchart in dem Raum ein Walk and Talk in der Natur das würde ich sagen wird auch wichtig oder vielleicht sogar noch wichtiger so bisschen als Pondant und auch als Parallele zu zu der KI Arbeitsfeld, die sich jetzt hier entfaltet.

00:16:15: Dass wir auch immer wieder uns ein bisschen rausnehmen und nochmal wirklich unseren Gehirn schmalz anstrengen.

00:16:19: Weil diese Kreativität, die wir in uns haben, die müssen wir natürlich auch richtig fördern.

00:16:23: Und das geht halt in der Co-Creation sehr gut.

00:16:26: Und dazu können wir uns auch manchmal auf das konzentrieren, was wir alleine als Mensch mitbringen.

00:16:30: Das für mich wunderbare Aussichten auf

00:16:33: die Zukunft hört

00:16:34: sich richtig gut an!

00:16:35: Ich bin auf jeden Fall dabei und sage vielen lieben Dank, Gabriel, dass du dabei warst.

00:16:40: Bis dahin!

00:16:40: Ja, vielen Dank für die Einladung.

00:16:42: Bis bald.

00:16:42: Ciao, ciao!