#19 Zwei Minuten Stille: Meetings mit Ruhe beginnen - mit Jonas Larbalette

00:00:14: Herzlich willkommen zu Kill Meetings, dem Podcast zum Buch von David Hilmer und Lutz Hüser.

00:00:20: Wir tauchen in jeder Folge mit einer spannenden Person rund um die persönlichen Erfahrungen Tipps und Hecks um Meetings und bessere Zusammenarbeit ein.

00:00:29: Ich bin Lutz Huyser und spreche heute mit Jonas Labalett Workshop Facilitator der aktuell mit seinem Format den Facilitation-Feierabend überall in Deutschland spannende und talentierte Menschen rund um das Thema Workshops zusammenbringt!

00:00:42: Hallo Jonas

00:00:43: Moin Lutz.

00:00:44: Hi!

00:00:45: Sehr schön, wir nehmen an einem Montagmorgen auf und an einem montag und insgesamt eh immer bietet sich sehr ankurz einzuchecken.

00:00:55: deswegen einmal die frage welche schulnote würdest du deinem letzten meeting geben?

00:00:59: Und warum

00:01:02: tatsächlich drei plus?

00:01:08: woran hat es hier liegen?

00:01:11: Es hat daran gelegen, dass alles gut funktioniert hat.

00:01:15: Wir unser Meeting-Ziel erreicht haben und dementsprechend absolut befriedigend.

00:01:21: mit so einem kleinen Plus hinten dran ist es keine bessere Note geworden weil wir gegen Ende ein bisschen Zeitstress hatten und ich das Gefühl hatte, dass wir zwar das Ziel grob erreicht haben aber vielleicht so ein bisschen mehr Muße hätten vertragen können gegen Ende.

00:01:38: Und genau da ist mir dann aufgefallen, oh wir haben irgendwie gegen den Anfang des Meetings etwas Zeit verplämpert.

00:01:43: Wie lange ging das Meeting insgesamt?

00:01:46: Eine Stunde.

00:01:46: Eine Stunde!

00:01:47: Ja okay gut ja aber das muss man effizient durchkommen.

00:01:52: Auf jeden

00:01:52: Fall.

00:01:53: Jetzt weiß ich, du bist super viel auch rund um das Thema Konflikte und Spannung EDC unterwegs.

00:02:00: Deswegen hast Du da bestimmt Verspannendes zu erzählen!

00:02:02: Was war denn dein schlimmstes oder skurrilstes Meeting-Erlebnis?

00:02:06: Und was können wir daraus

00:02:07: lernen?!

00:02:10: Ich habe mal ein Ideenmeeting facilitiert – das ist schon sehr lange her.

00:02:16: Ich komme so vom Hintergrund her aus der Kommunikationsberatung und wir haben uns mit mehreren Menschen getroffen, auch aus verschiedenen Abteilungen.

00:02:23: Und es ging darum an dem Tag Ideen zu entwickeln.

00:02:26: Wir hatten Kreativitätstechniken vorbereitet zum schönen Workshop Flow... ...und Skurril war der Moment als dann eine Person die anwesend war sagte ne das ist mir alles viel zu doof!

00:02:39: Ich halte gar nichts von solchen Methoden, denn mir kommen Ideen immer dann wenn ich alleine im stillen Kämmerlein so ein bisschen über einem Zettel mit nem Stift brühte und der ist dann aufgestanden und gegangen.

00:02:52: Dann wirklich den Raum verlassen.

00:02:54: Und da dachte ich erstmal okay wow was ist hier los?

00:02:57: Sowas habe ich noch nie erlebt!

00:03:00: Was können wir daraus lernen?

00:03:03: Ich denke daraus können wir lernen, dass Menschen unterschiedlich auf Methoden reagieren die man vorbereitet.

00:03:10: Und ich habe damals noch nicht so richtig gewusst damit umzugehen.

00:03:14: aber heute würde ich immer sagen gilt es diese Widerstände ja zu erkennen wertzuschätzen und erstmal wirklich nachzufragen okay cool erzähle doch mal ein bisschen mehr zu diesem Widerstand um dann mit dem Format darauf einzugehen auf diesen Widerstand, weil der ja irgendwie einen guten Grund hat das sozusagen.

00:03:34: Und das Format dann im besten Fall ... Mit seinen Widerständen und seinen eigenen Wünschen auch darauf anzupassen?

00:03:42: Ja, ich mein grade die Person hat ja nicht gesagt, finde ich alles scheiße hier so ne, sondern da hätte man ja berechtigt glaube ich auch noch mal was rausholen können.

00:03:51: Aber ey in solchen Situationen Bei mir ist es immer sehr tagesformabhängig, wie schnell ich auf sowas reagiere.

00:04:01: Ja total und ich glaube ja wenn man das noch nie so durch irgendeine Ausbildung oder eine Weiterbildung gelernt hat dann steht man auch erstmal da und ist völlig entwaffnet und dann gibt's vielleicht Leute die mit einem guten Gefühl reagieren können.

00:04:15: aber natürlich gibt es da auch ganz klare Methoden in denen man das runterrattern kann wie man mit einer Situation umgeht.

00:04:22: Was würdest du sagen, was macht für dich ein richtig gutes Meeting aus?

00:04:27: Ja ich habe ein paar Notizen gemacht und schau mal im Hintergrund raus.

00:04:31: Ich

00:04:34: fand das erstmal spannend darüber nachzudenken.

00:04:36: Ich glaube ganz wichtig und oft vergessen ist eine ganz klare Zielsetzung für das Meeting.

00:04:41: da erlebe ich mich auch oft dabei dann nach fünf sechs sieben Minuten nachzufragen hey wartet mal ganz kurz was ist eigentlich das Ziel womit wollen wir heute herausgehen?

00:04:49: weil man ja doch einfach manchmal freestylemäßig in so ein Meeting reinstattet.

00:04:54: Und von dem Ziel abgeleitet eine klare Struktur der Themen, wie gehen wir mit unserer Zeit um?

00:05:00: Wie mir jetzt auch eben letzte Woche da passiert ist, wo wir so ein bisschen in die Bridulier geraten sind und das nicht ganz klar strukturiert haben.

00:05:10: Dann würde ich sagen sehr wichtiger Punkt, klare Verantwortlichkeit der Moderation.

00:05:15: Also ich auch da vorab schon zu fragen, wer moderiert hier heute?

00:05:19: Wenn das nicht ohnehin schon klar ist und im Termin mit drin stand.

00:05:23: Und

00:05:25: ich denke dass auch ganz wichtig ist die Zusammensetzung der Teilnehmenden.

00:05:30: Ich habe da irgendwo mal diesen Leitsatz aufgeschnappt Die die da sind sind die richtigen und ich glaube damit das gilt müssen auch die sich nicht richtig fühlen ja den Raum verlassen können.

00:05:43: bzw Inwieweit kann man vorher darauf achten, dass die Menschen, die da sind wirklich auch alle gebraucht sind für das Meeting?

00:05:49: Ich glaube, das Schlimmste ist verschwendete Energie während des Meetings.

00:05:52: Das merkt man in der Stimmung und in der Aktivität.

00:05:56: Und deswegen sollten sie, die hier da sind, die richtigen sein.

00:05:59: Ja spannend!

00:06:00: Wir sagen im Buch an einer Stelle wir feiern jeden, der nicht kommt so ne und bewusst eben provokant formuliert.

00:06:06: Nicht im Sinne von sag einfach ab, sondern wenn du merkst schon in der Einladung und mit dem Kontext, das ist es nicht.

00:06:13: Dann ist was Beste, was du machen kannst, das einmal transparent zu machen.

00:06:16: Ja.

00:06:17: Cool.

00:06:19: So ... Du wirst jetzt eine sehr mächtige Person, denn du darfst einen Meeting-Gesetz einführen, dass ab morgen für alle Menschen gilt.

00:06:26: Welches wäre das?

00:06:28: Das wäre ganz klar jedes Meeting mit zwei Minuten Stille zu beginnen.

00:06:35: Die Person, die moderiert sagt okay Wir machen jetzt kurz zwei Minuten Stille.

00:06:40: Ihr kennt das ja auch schon, wenn es in der Organisation so flächendeckend eingeführt wird und ich habe immer gerne im Workshopkoffer noch eine kleine Zimbil dabei mit der man wirklich einmal einen meditativen Bing machen kann und dann schaue ich auf die Uhr und lasse zwei Minuten stelle walten und hab damit total gute Erfahrungen gemacht jetzt in jüngster Vergangenheit weil alle Menschen erstmal ankommen sich vielleicht auch kurz zentrieren können.

00:07:02: was ist mir heute wichtig?

00:07:03: Was will ich einbringen Und auch irgendwo wahrscheinlich in der teilweise sehr schnelllebigen Berufswelt heutzutage nochmal kurz runter kommen können, ihr Nervensystem beruhigen und einfach sich einschwingen.

00:07:16: Ja das ist total spannend weil ich persönlich bin nicht so der Fan irgendwie von Stille oder vielleicht auch Achtsamkeitsübungen usw.. Aber als ich jetzt alle Folgen, die wir schon für den Podcast aufgenommen haben, reingehört hab, kam aus so vielen Ecken und auch von Menschen, wo ich es gar nicht gedacht habe.

00:07:34: So dieses ... Hey!

00:07:36: Ich brauch oder meine Meetings würden effektiver wenn ich zu Beginn eine Minute oder zwei Minuten vor dem Meeting einmal mal ganz kurz für mich rein gehen gucken was möchte ich hier rausholen wie komme ich an?

00:07:48: Und das scheint ein großes Bedürfnis zu sein.

00:07:50: also da muss ich mir selbst mal in die Nase fassen öfter auch auf Stille zu setzen.

00:07:56: Ja, ich würde das sogar noch ein bisschen weiterspielen für den Verlauf des Meetings.

00:08:01: Oftmals wird ja diskutiert oder es steht eine Frage im Raum wo sich dann alle zu melden können und auch da finde ich ist immer super effektiv zu sagen okay die Frage ist jetzt wer hat eine Idee für Problem X?

00:08:12: Dann zu sagen lasst uns mal kurz zwei drei vielleicht vier Minuten stille machen jede Person darf sich nur siezenschreiben und erst dann fangen wir andere darüber zu sprechen um eben so die verschiedenen Levels der Schnelligkeiten im Kopf Temperamente der Extraversion ausgleichen zu können.

00:08:28: Ja,

00:08:28: stark!

00:08:31: Was würdest du sagen, lernt man über eine Organisation wenn man nur ihre Meetings beobachten kann?

00:08:36: Oder du darfst nur die Meetings bewarten?

00:08:38: was kannst du über einer Organisation lernen?

00:08:43: Die Frage fand ich tatsächlich am schwierigsten auch in der Vorbereitung dass mir die Netterweise sehr schon zugeschickt Und mir sind so viele Dinge eingefallen, dass ich alles aufgeschrieben hab.

00:08:52: Also wahrscheinlich war man alles über eine Organisation lernen.

00:08:55: einmal den Inhaltsaspekt wenn man da viel zuhören darf was los ist und aber natürlich ganz viel Dynamik Hierarchie vielleicht auch.

00:09:05: Was gibt es für Tabus welche unsichtbaren kulturellen Verhaltensweisen herrschen in der Organisation?

00:09:11: Ich denke das Meetings wie ein Brennglas für die Unternehmenskultur sind und dementsprechend Ja, alles drin steckt was diese Organisation ausmacht.

00:09:22: Okay das ist eine sehr, sehr weite Beobachtungs- hoffnung.

00:09:27: Stark ja?

00:09:29: Wenn du jetzt ganz persönlich auf dich schaust.

00:09:30: also wie viele Meetings sind für dich ideal?

00:09:35: so vielleicht in Stunden vielleicht den Anzahl aber in seiner perfekten Woche Wie viel Raum neben der Meeting sein?

00:09:43: Ich würde sagen, für mich wäre ungefähr so ein Dritte in meiner Arbeitszeit im Meetings ideal.

00:09:48: Und wenn ich darüber nachdenke dann will ich einerseits viel Zeit für Deep Work haben weil ich da dann irgendwie auch die schönsten Ergebnisse erzielen kann und einfach meinen Gedanken gut weiterentwickeln kann.

00:10:05: Gleichermaßen finde ich Meetings total toll, wenn sie gut gemacht sind Ja, mit unseren Gedankengütern so in Kontakt kommen die weiterentwickeln können weil ganz viel entsteht was vorhin noch nicht da war.

00:10:16: Und deswegen würde sich für mich in so einer vierzig Stunden Woche eine Zahl von dreizehn Stunden ungefähr gut anfühlen.

00:10:24: Okay danke schön!

00:10:26: Wir haben gerade schon darüber gesprochen wie du richtig gut in einen Meeting reinkommst.

00:10:30: aber jetzt stell dir mal vor du kommst grade aus einem richtig richtig schlechten Meeting.

00:10:34: Was ist dein Tipp um wieder klar zu kommen?

00:10:38: So ganz intuitiv würde ich sagen erst mal tief durchatmen, vielleicht einen kleinen Spaziergang machen wenn es sich anbietet.

00:10:44: Also man genommen das ist ein Meeting im virtuellen Raum und ich hatte so ein bisschen Puffer danach, würde ich eine kleine bis mittelgroße Runde spazieren gehen um mich zu erden, um zu merken ach guck mal da draußen spielt ja auch noch die normale Welt und vielleicht sogar auch eine Kollegin oder ein Kollegen anrufen um so ein bißchen Dampf abzulassen Vielleicht auch selber durch das Erzählen zu verstehen, warum war das denn jetzt gerade so ein Horror-Meeting?

00:11:10: Was ist da eigentlich gelaufen?

00:11:12: und dann würde ich vielleicht sogar noch den Schritt weitergehen und mir diese Gedanken aufschreiben.

00:11:20: Und dass einmal so eine ganz konkrete Beobachtung also was ist da genau gelaufen?

00:11:24: wer hat etwas getan gesagt oder vielleicht auch nicht getan oder nicht gesagt und versuchen dann meine eigene Reaktion nochmal nachzuspüren.

00:11:34: Also was hat das in mir ausgelöst?

00:11:35: Hat das irgendwie eine Wut gemacht oder eine Irritation, so wie habe ich mich dabei gefühlt in dem Moment?

00:11:43: Und dann könnte man sich natürlich noch aufschreiben, wie hätte ich es mir denn eher gewünscht von der moderierenden Person oder von den Teilnehmenden oder von all denen Menschen die da gerade mit drin waren?

00:11:54: Und jetzt in einer perfekten Welt könnte man das natürlich den Meeting organisieren, dann zurück spielen und sagen hey schaut mal.

00:12:00: Das ist so meine Wahrnehmung, so hat es auf mich gewirkt oder diesen Effekt hatte für meine Arbeit.

00:12:05: Und das würde ich mir stattdessen wünschen und so ein bisschen wieder in die Selbstwirksamkeit kommen nachdem man so frustriert war von dem

00:12:13: Meeting.

00:12:14: Ja stark super.

00:12:17: Wir fragen an dieser Stelle immer noch nach Meeting Hacks.

00:12:19: Und jetzt witzigerweise konnte man aus diesen zwölf Minuten schon zwei mit raus holen, einmal die Stille am Anfang und diese Sätzen im Buch nennen wir es Brain Whiting Phasen also jeder erstmal für sich.

00:12:30: hast du noch einen dritten Hack den du unbedingt empfehlen für das?

00:12:36: Ich würde noch mit reinschmeißen den Talking Stick, den Redestarb.

00:12:40: Jetzt bin ich ganz gespannt ob ihr den vielleicht auch schon im Buch mit drin habt.

00:12:44: Aber da ist mir, oder nehmen wir es mal die Methode der Blitzlichtrunde.

00:12:48: Ja,

00:12:48: sehr schön!

00:12:50: Ich schnappe mir den Redestab als Moderator und gebe ihn einmal rum mit einer Frage zum Beispiel so ganz offen gestellt was geht dir jetzt gerade durch den Kopf?

00:12:59: Und nutze das gerne in Workshops und aus meiner Sicht kann das immer helfen auch die ruhigeren Stimmen nochmal zu aktivieren generell auch vielleicht heute wieder zum Aufwachen zu bringen wann immer jemand weggependet ist oder sich ein bisschen passiver fühlte während des Meetings.

00:13:16: Und nochmal einzuchecken mit der gesamten Runde, wer denkt eigentlich gerade hier was?

00:13:21: Sind alle noch an Bord gibt es vielleicht größere Irritationen die Menschen aber vorher ja sich nicht getraut haben zu äußern.

00:13:29: Und hier achte ich noch immer darauf, dass sich dann wenn ich den Redestab rumgebe auch sage ihr dürft auch jederzeit skippen.

00:13:36: Wenn ihr euch gerade nicht danach fühlt etwas zu teilen.

00:13:39: Gerade wenn es ein bisschen angespannter ist in der Mediation und Gruppen zum Beispiel damit da so die psychologische Sicherheit weiterhin bestehen bleibt.

00:13:47: Dann ganz kurz eine Anekdote aus der vergangenen Woche habe ich mit Moderationstraining mit einer HA Abteilung gemacht.

00:13:53: Die haben selbst zur Moderation Sequenzen ausprobiert.

00:13:57: Und an einer Stelle hat ein jüngeres Teammitglied moderiert und ist dann irgendwann in Schwimmen gekommen, was überhaupt nicht schlimm ist.

00:14:06: dafür macht man sehr im Training.

00:14:08: Ich habe dann interveniert und gesagt die Gruppe ihr seid fast soweit da jetzt zu einem guten Ergebnis zu kommen.

00:14:14: In solchen Situationen mache eine kurze Blitzdichtrunde.

00:14:16: Jede Person einmal ganz kurz sagt etwas und dann ging das.

00:14:20: also haben die ersten drei Personen was gesagt und dann war eigentlich Alle schon, also hat sich die Gruppe super selbst sortiert.

00:14:26: Die drei Leute haben dann noch gesagt ... Ja, passt für mich!

00:14:30: Und dann war sie so ja gut, dann schreiben wir das jetzt hier auf Haken dran und deswegen sehr wertvolles Tool was ich auch immer nur empfehlen kann.

00:14:41: Jonas?

00:14:42: Welcher deiner Stärken bereichern Meetings in denen du dabei bist?

00:14:48: Wunderbare Frage gar nicht so leicht zu beantworten.

00:14:52: aus der Beobachtung heraus ist eine Stärke, die mir oft zurückgespielt wurde auch hier und da mal zu unterbrechen.

00:15:02: Also ich sage mal so unangenehme Fragen zu stellen vielleicht auch sowas wie worüber sprechen wir gerade?

00:15:09: Sind wir noch auf der Zielrichtung, Richtung Meeting-Ziel und auch wirklich manchmal Menschen ins Wort zu fallen?

00:15:18: das ganze Ja, könnte ich jetzt auch als einer meiner Stärken bezeichnen auf eine wertschätzende Art und Weise dass die Menschen sich nicht überfahren fühlen sondern eher verstehen.

00:15:26: da will noch mal jemand checken ob das gerade hier so in die richtige Richtung geht.

00:15:30: Und da habe ich schon oft dann grade von Führungskräften die Rückmeldungen kommen.

00:15:35: Hier würden wir dich gerne nochmal buchen und bitte achte doch darauf dass du uns auch immer dann unterbricht wenn wir uns mal wieder verlieren weil wir sind alles dominante Charaktere Wir reden gerne wir hitzen uns gegenseitig auf.

00:15:47: Und ja, das ist so eine Sache die ich gut verwenden kann.

00:15:53: Da würde ich ganz kurz einheimen weil es in unseren Moderations- und Facilitation Trainings ist das einer der häufigsten Punkte wo Leute sagen wie mache ich das denn Schamant?

00:16:01: Und ich sage so naja es gibt nicht die Wunderformel aber es ist einfach elementar.

00:16:05: deine Rolle ist

00:16:07: zu tun!

00:16:07: So ne und sich das zu trauen.

00:16:12: damit kann man so einfach den Unterschied machen.

00:16:14: ... um die Qualität von Meetings und auch einen Workshops zu heben.

00:16:18: Das Wahnsinn, ja!

00:16:20: Ja voll bin ich voll dabei.

00:16:23: Eine weitere Stärke... ...die mir noch so eingefallen ist wäre eine Art Gerechtigkeitssinn.

00:16:30: also ich habe immer... Ich zucke mal zusammen wenn ich merke irgendwie wird hier gerade jemand überfahren oder irgendwie geht es hier gerade nicht gut?

00:16:37: Also irgendwo vielleicht eine Form des Harmoniestrebens in der Gruppe oder eben Gerechtigkeit konnten alle das einbringen, was sie einbringen wollten.

00:16:47: Und da achte ich dann auch immer drauf okay kann man hier vielleicht noch mal jemanden fragen hey möchtest du vielleicht auch noch etwas dazu sagen?

00:16:53: also wirklich jemandem die Hand reichen und sagen hey deine Meinung ist ja auch willkommen?

00:16:58: Das macht jetzt zum Beispiel auch diese Blitzlichtrunde mit dem Redestarb nur eben ja könnte man es ganz auch manuell machen.

00:17:05: Dankeschön!

00:17:06: Dann vielleicht noch

00:17:07: eine Stärke geben.

00:17:10: wäre das Thema visualisieren, finde ich völlig unterschätzt.

00:17:13: Aber einfach während des Meetings so viel wie möglich mitschreiben, manne Skizze machen und vielleicht ein paar kleine Symbole einbauen?

00:17:20: Einfach damit auch die Menschen, die visuell schneller lernen richtig was mitnehmen können aus dem Meeting.

00:17:26: Ja stark!

00:17:27: Dankeschön.

00:17:28: Und eine letzte Frage habe ich noch in die Zukunft gereist.

00:17:31: Was glaubst du?

00:17:32: Wie sieht Meetingkultur in fünf Jahren aus?

00:17:36: Ich befürchte nicht viel anders als heute.

00:17:38: Oh!

00:17:41: Es gibt schon so viele Ansätze und Schulen, und Fortbildungen... Und so richtig viel passiert im Unternehmen.

00:17:48: noch nicht ist mein ganz individueller Eindruck.

00:17:52: Dennoch hätte ich eine Hoffnung dass wir einfach mehr von uns Menschen auch einbringen können also offener und wertschätzender in Meetings reingehen können und so durch das spüren miteinander auch noch mal eine andere Ebene mit reinbringen können.

00:18:08: Da habe ich jetzt in den letzten Wochen und Monaten viel zum Thema Theorie U-Gelernt, wo es eben gar nicht nur um das Kognitive geht sondern auch um das wie erlebe ich eigentlich gerade das Thema?

00:18:17: Das wäre glaube ich so ein Wunsch und wenn's richtig gut läuft haben wir da in fünf Jahren schon einen großen Fortschritt.

00:18:22: Das ist ja stark!

00:18:23: Ich wünsche uns beiden und daher also... Es gibt noch sehr, sehr viel zu tun in Unternehmen.

00:18:31: Das ist auch schön und ich denke die nächsten Jahre werden wir beide da noch sehr viele Erfahrungen sammeln wenn wir Menschen begleiten wie sie richtig gut mit Gruppen arbeiten.

00:18:39: Jonas vielen, vielen lieben Dank dass du dir die Zeit genommen hast.

00:18:42: Genau!

00:18:43: Und ich freue mich zu hören was da noch alles rund um den Facilitation-Feierabend entsteht.

00:18:49: Danke

00:18:51: dir!