#21 30% der Arbeitszeit für internen Austausch: Der Meeting-Schockmoment mit Dr. Julia Freudenberg

00:00:07: Herzlich willkommen zu Kill Meetings, dem Podcast zum Buch von Lutz Hüser und David Himmer.

00:00:12: Wir tauchen in jeder Folge mit einer spannenden Person in die persönlichen Erfahrungen, Tipps und Hecks rund um Meetings und bessere Zusammenarbeit!

00:00:20: Ich bin David Hilmer und spreche heute mit Julia Freudenberg, Geschäftsführerin der Hackerschool.

00:00:25: Eine Powerfrau die richtig Gas gibt für die gute Sache und immer auf der Suche nach Mitstreiterinnen ist übrigens.

00:00:31: Schau also mal gerne bei der Hackasschool vorbei und schaue was die Cooles machen und engagiere dich wenn du magst!

00:00:37: Heute hacken wir uns aber in bessere Meetings rein.

00:00:40: Hallo, Julia?

00:00:44: Ich freu mich auch.

00:00:46: Wie bist Du aus Deinem letzten Meeting gegangen?

00:00:49: Also Stimmung, Emotionen, Ergebnisse.

00:00:52: Wie bist du aus deinem letzten Meeting gegangen?

00:00:54: Ach!

00:00:55: Jetzt kann ich ein bisschen cheaten... Mein letztes Meeting war ein super cooles Vorstellungsgespräch und ich freue mich hoffentlich bald jemand neuse in der Hackerschool zu haben.

00:01:01: also sehr gut gelaunt und sehr dankbar.

00:01:03: was wir coole Menschen?

00:01:04: es gibt

00:01:04: Mega.

00:01:05: das ist schön.

00:01:06: Ich warte noch auf den Gast oder die Gästin Die hier sagt Das letzte Meeting das war richtig Scheiße Aber die wird auch, glaube ich, manchmal ein bisschen so zurückgespult und sagt ja okay das nächste Meeting ist nicht so repräsentativ.

00:01:18: Ich nehme mal das andere aber egal vielen Dank fürs Teilen.

00:01:22: wir fangen mit der ersten richtigen Frage jetzt an und zwar was war dein schlimmstes oder skurriestes Meeting-Erlebnis?

00:01:29: Und was können wir daraus lernen?

00:01:31: Ich nehme es in hauch.

00:01:32: allgemeiner mein größten Schockmoment hatte ich als wir mit der Zeitaufzeichnung bei uns genauer angefangen haben sage und schreibe dreißig Prozent auf internen Austausch gebucht worden sind, als ich gedacht habe Alter Herr Walter.

00:01:45: Ich hoffe es ist noch unscharf in der Zuordnung aber das war mein größter Schocker über Meetings überhaupt.

00:01:51: wie viel Zeit du mit quatschen verbringen kannst ohne dass du notwendigerweise wirklich messbar oder verkaufbaren Output generierst.

00:01:57: ja okay was können wir daraus lernen?

00:02:01: Dass ich glaube, jedes Meeting einen wirklichen Grund braucht und das Ziel für ein Outcome.

00:02:06: Da gibt es ja diverse Vorgaben die man befolgen sollte aber es ist gut dir nicht nur zu kennen sondern sie echt so beherzigen.

00:02:11: Absolut!

00:02:12: Was würde würdest du sagen?

00:02:14: was macht ein richtig gutes Meeting für dich aus?

00:02:19: Wir hatten mal dieses vier P's für uns ausprobiert.

00:02:21: Das sind die richtigen Leute, es hat den richtigen Purpose da drin und es kommt auch der richtige Outcome hinten raus.

00:02:28: also tatsächlich wenn ich den Eindruck in einem Meeting habe Ich konnte hier schneller und klarer Sachen klären als ich das mit vielen Einzelgesprächen gemacht hätte dann ist es super!

00:02:38: Gute Antwort Wenn du ein Meeting-Gesetz einführen dürftest, dass ab morgen für alle gilt.

00:02:46: welches wäre das?

00:02:49: Ganz spontan, maximal drei am Tag.

00:02:52: Aber also realistisch weiß ich das was wahrscheinlich kaum umzusetzen ist.

00:02:56: aber ich würde total gerne doch ein Meeting gesetzt dass du mehr freie Arbeitszeit am tach haben solltest als Meeting.

00:03:02: Zeit damit du den Kram seht in den Meetingsbeschrift beschließt

00:03:06: auch umsetzen.

00:03:06: Das gut!

00:03:07: Aber im Gegensatz dazu gibt es ja auch so etwas wie Meeting Freien Mittwoch oder Wie ein Tag, wo alle Meetings reingepackt werden.

00:03:15: Damit der Rest der Woche frei bleibt?

00:03:17: Du würdest es eher auf Tage beschränken?

00:03:20: Also wir haben das ja auch!

00:03:22: Das ist bei uns quasi der Hardbeat der Hackerschool dass wir sagen die ganzen schon fixes Liegen am Montag.

00:03:27: Team-Meeting ist am Mittwoch und Freitag ist meetingfrei.

00:03:30: Und wenn wir so größere strategische Meetings haben liegen die im Wechsel am Dienstag.

00:03:34: also der Plan ist total gut.

00:03:35: Das dobe ist... Wenn du als Geschäftsführung das Setting hast Dass du nicht nur ein ergänztes Team interimsmäßig leitest und alle schon fix ist, von den Teamleads dann auf einem Tag hast.

00:03:46: Denn bist du schlicht untergreifend an diesen Tagen überhaupt nicht arbeitsfähig?

00:03:50: Und dann wird der mietingfreie Freitag zu Lücken in Julias Kalender erspät und dann ist das Ding nämlich doch nicht mehr mieten frei.

00:03:58: also die Grundidee ist gut aber wirklich den Mut zu haben, auch wirklich Meetings rauszunehmen.

00:04:04: Wenn man nicht ganz klar vorher weiß was soll am Ende rauskommen, denen würde ich mir auch von mir selber tatsächlich öfter

00:04:09: wünschen.".

00:04:11: Was lernt man über eine Organisation wenn man nur auf ihre Meetings schaut?

00:04:17: Ich glaube sehr viel über den Mut einer Organisation.

00:04:20: Je mehr Meetings du hast desto klarer ist es das.

00:04:23: Oder würde ich interpretieren, dass die Entscheidungsspielräume nicht klar sind.

00:04:27: Dass die Rollen wahrscheinlich nicht klar und das sehr viel voraus eine Abstimmungsgehorsam da ist?

00:04:33: Ich glaube ein bisschen weniger Meetings könnte eher eine Kultur sein wie Better to ask for forgiveness and permission Und eigentlich liegt mir das mehr.

00:04:42: Sehr gute Antwort Danke Das hatten wir so auch noch nicht schön.

00:04:46: Wie viele Meetings sind für dich ideal?

00:04:52: Also wenn es viele gute Meetings sind, halte ich dir auch super durch.

00:04:57: Ich merke bei mir dass ich tatsächlich wenn ich Meeting freie Zeit habe oder sowas geniales wie für mich genial einem Samstag- oder Sonntagssachen wegmache.

00:05:07: Ich bin so produktiv weil ich Zeit hab mich auf Aufgaben zu konzentrieren und ich oute mich als riesiger Fan von Vera Starker.

00:05:14: die sagt ja auch häufig hey macht euch Blockereien nutzt wirklich Deep Thinking Zeiten wie auch immer sie es genau nennt.

00:05:22: Und deshalb ist es für mich etwas, wenn ich den Luxus habe weniger Meetings zu haben.

00:05:28: Dann bin ich schon Richtung der idealen Anzahl unterwegs?

00:05:31: Ich hab keine quantitative Antwort.

00:05:33: Okay, verstehe und jetzt mal angenommen du kommst aus einem Meeting was eben nicht so gut war und wo man eher ein bisschen Energie verliert als sie zu gewinnen.

00:05:43: Du kommst noch zum schlechten Meeting.

00:05:44: Was wäre dein Tipp um wieder klarzukommen und wieder bessere Laune zu bekommen?

00:05:50: Ich kriege ja gerne Herausforderungen direkt auf den Tisch und ich merke, also ich habe auch jetzt weil ich einige Rollen auch Vertretungs- oder Interimweise übernommen hab.

00:05:57: Auch einige Meetings auf dem Tisch die mir nicht so liegen.

00:06:00: Also ich bin eher so sind die Klaviere gebündelt dann nehme ich sie gleich mit?

00:06:05: Also ich habe unglaubliche Power in Umsetzung!

00:06:07: Ich bin nicht so die Strukturgöttin und wenn ich merken ich bin für Meetings zuständig, die ich wirklich vorbereiten genau strukturieren protokollieren muss EDC habe ich erstens ein sehr hohes Stresslevel und zweitens hinterher immer einiges nachzuarbeiten.

00:06:21: Und was mir hilft, ist wirklich danach zu sagen wo hab' ich's verbockt?

00:06:25: Wo muss ich es nächstes Mal besser machen um die Zeit für mich weniger Quellen zu gestalten?

00:06:30: Dann mache ich mir direkte Punkte nehmen das Vorbereite des Briefings fürs nächste mal hoffentlich besser vor.

00:06:35: aber da habe ich noch durchaus eine Lernkurve vor mir.

00:06:38: Wir schreiben ja gerade das Buch beim Kollege Lutz und ich und das Buch hat ja den Titel Kill Meetings und der soll auch richtig fett aufs Cover.

00:06:46: allen, denen ich bisher davon erzählt haben.

00:06:48: Die haben gesagt ja also versteht man sofort geht mal sofort mit killmeetings bin ich dabei aber am ende sind die auch meetings für was gut?

00:06:55: Was würdest du sagen?

00:06:56: warum sind meetings besser als ihr ruf?

00:07:00: Wenn du sie gut machst, hast du genau dieses Thema, dass du schneller gemeinsam Punkte abstimmen kannst und dir dieses von Hölzgen zu Stöckstücken glaube ich ganz häufig sparen kannst.

00:07:09: Weil fatal ist es wenn du wirklich nacheinander mit Menschen sprechen musst weil du sie nicht zusammenkriegst denn iteriert in irgendeiner Weise der Auftrag.

00:07:17: dann musst du wieder zurücklaufen und diese sequenzielle finde ich im absoluten Albtraum.

00:07:23: Wenn ich es schaffe durch Meetings in parallelisierte Strukturen zu kommen Agreements zu erreichen beziehungsweise zu informieren.

00:07:32: Dann glaube ich machen Meetings richtig viel Sinn, solange nicht die Intention ist wie Leute in Mail in CC nehmen.

00:07:39: Exkupierende Meetings sind in der Regel Katastrophen welche wo du sagst okay werden welches Klavier die Machen Bock?

00:07:46: und was ist dein wertvollster Meeting Hack?

00:07:49: wenn du jetzt mal so einen großen Heck oder Tipp rausgeben wollen würdest den man direkt einsetzen kann im besten Fall?

00:07:57: Ich habe das unglaublich große Glück mit ein paar Menschen zusammenarbeiten, die Gott da drin sind auch Meetings gut vorzubereiten.

00:08:05: Und für mich ist der Heck aus dem ich wirklich auch so ein bisschen Frieden mit Meetings gefunden hab dass wir uns so aufteilen und jeder die Rolle übernimmt, die ihm am besten liegt.

00:08:15: Einige Menschen bei mir im Team können super gut strukturieren vorbereiten, dass wir wirklich in Meetings-Dinge gut abarbeiten können.

00:08:21: Das ist nicht meine Stärke!

00:08:23: Ich darf dann andere Rollen übernehmen und ich glaube das wir beim Meetings insbesondere lernen müssen, dass One Size Fits All in der Regel mehr schlechte Meetings produziert als wenn man sich so aufteilt, dass jeder auch in Meetnings auf seinen Stärken arbeiten

00:08:36: kann.

00:08:37: Und was würdest du sagen?

00:08:38: Welche Stärkungen bringst Du in die Meeting mit, die anderen helfen?

00:08:44: Ich bin Psychiaterkind.

00:08:45: Ich kann nicht nur zwischen den Zeilen lesen, sondern auch zwischen den Worten hören.

00:08:49: und was ich glaube ich gut mitbringe ist nicht nur im Zweifel eine Inspiration vorzugeben oder das große das Big Picture im Blick zu behalten Sondern auch zu übersetzen und Sachen in den Kontext zu packen so dass ich ganz häufig ne Rolle habe auch Nicht nur zwischen IT und dem normalen Leben zu übersetzten Sondern Auch zu gucken wie wir Sachen wirklich zusammenbringen können weil dieses getting to yes Das würde ich schon als ne Kerne Kompetenz.

00:09:14: Ja, auf jeden Fall!

00:09:15: Und sag mal letzte Frage wie würdest du sagen wenn wir jetzt mal in die Zukunft schauen?

00:09:21: Wie sieht Meetingkultur in fünf Jahren aus?

00:09:26: Ich glaube dass wir insbesondere uns an Meetings in hybriden Teams gewöhnen müssen Also im Sinne von, dass es nicht nur Menschen sind in Meetings sondern wahrscheinlich auch KIs.

00:09:38: Im Moment sehe ich häufig wenn eine KI-Meeting dabei ist das ist die Protokollaufgabe und dann ließ das hinterher sowieso keiner.

00:09:44: aber ich hoffe dass wir dahin kommen, dass wir dort noch mal ein anderes Verständnis entwickeln und eben sehen dass wir mit KIs kein Co-Working betreiben sondern tatsächlich dann insbesondere für die gute Sache Tempo gewinnen Tatsächlich auch wie eigene Teams mitbehandeln oder eben halt auch überprüfen, ob wir genau damit die Effizienz von Meetings nochmal anders steigern können.

00:10:06: Und dann aber auch für uns lernen dass wir mit den menschlichen Intelligenzen nicht ungeduldig werden sondern einfach das Beste aus beiden Welten zusammenbringen.

00:10:15: Schöner Abschluss!

00:10:16: Vielen Dank liebe Julia.

00:10:19: Zehn Minuten die es in sich hatten.

00:10:20: ich danke dir für deine Zeit und für deine Impulse und sage bis bald.

00:10:25: Ciao ciao.